25 yılı aşkın dijital arşiv deneyimi
Tarama altyapısından erişim yetkilendirmesine kadar sürecin tamamını yönetiyoruz.
Belgeden güvenli veriye
Dijital Arşiv
Belgelerinizi yüksek çözünürlüklü tarama, OCR ve doğru indeksleme ile saniyeler içinde erişilebilir kurumsal bilgiye dönüştüren dijital arşiv hizmeti sunuyoruz.
Projenizi konuşalım
Neden gerekli?
Belgeleriniz, saniyeler içinde elinizin altında olsun.
Tarama yapılmış ancak indekslenmemiş dosyalar, dijital ortamda yeni bir belge yığını oluşturur.
Dijital arşiv, kâğıt belgenin yalnızca görüntüsünü almak değildir; belgenin saniyeler içinde bulunmasını, güvenle yönetilmesini ve sürdürülebilir biçimde saklanmasını sağlayan bütünsel bir sistemdir.
25+ yıldijital arşiv deneyimi
200+kurumda tamamlanan proje
%99+hedeflenen OCR/indeks doğruluğu
7/24güvenli ve yetkili erişim
Neden Arşivist?
Dijital Arşiv hizmetinde fark yarattığımız noktalar.
Yüksek doğrulukta OCR
%99+ indeks doğruluğu hedefiyle çift aşamalı kalite kontrol uyguluyoruz.
Uzun ömürlü arşiv formatları
PDF/A ve TIFF gibi standartlarla belgeleriniz gelecekte de erişilebilir kalır.
Mevcut sistemlerle entegrasyon
Dijital arşivi kurumunuzun mevcut yazılım altyapısına sorunsuz bağlarız.
Genel bakış
Dijital arşiv, kurumsal hafızanın omurgasıdır.
Dijital arşiv, yalnızca kâğıt belgenin taranmış bir kopyasını oluşturmak değildir. Doğru kurulmuş bir dijital arşiv sistemi; belgenin saniyeler içinde bulunmasını, yalnızca yetkili kişilerce görüntülenmesini, düzenli yedeklenmesini ve tüm yaşam döngüsü boyunca izlenebilir biçimde yönetilmesini sağlayan bütünsel bir yapıdır.
Arşivist olarak 1999’dan bu yana yürüttüğümüz dijital arşiv projelerinde, belge hazırlığından tarama altyapısına, OCR ile tam metin aramadan meta veri şemasına, rol bazlı erişim yetkilendirmesinden uzun ömürlü dosya formatlarına kadar sürecin tamamını tek ekiple yönetiyoruz. Bu sayede kurumunuz; dağınık klasörler yerine, aranabilir, güvenli ve sürdürülebilir bir dijital arşive kavuşur.
Kullanım senaryoları
Dijital Arşiv hangi ihtiyaçlarda devreye girer?
Sözleşme ve hukuki belge arşivi
Sözleşmeler, taahhütnameler ve hukuki yazışmalar OCR ile tam metin aranabilir hale gelir; süre takibi ve erişim yetkilendirmesiyle risk azalır.
İnsan kaynakları dosyaları
Özlük dosyaları güvenli, rol bazlı erişimle dijital ortama taşınır; ilgili birim doğru belgeye saniyeler içinde ulaşır.
Teknik ve proje arşivleri
Teknik çizim, şartname ve proje dokümanları meta veriyle zenginleştirilerek yıllar sonra bile hızlıca bulunabilir hale gelir.
Kurumsal yazışma ve evrak
Gelen-giden evrak dijital arşive entegre edilerek kurumsal hafızanın sürekliliği sağlanır.
Proje kapsamı
Ne teslim ediyoruz?
İhtiyaca göre ölçeklenen, denetlenebilir ve sürdürülebilir bir çalışma kapsamı.
- 01Belge hazırlığı ve hassas tarama
- 02OCR ile tam metin arama
- 03Kuruma özel meta veri şeması
- 04Çift aşamalı kalite kontrol
- 05Rol bazlı erişim
- 06Mevcut sistemlerle entegrasyon
- 07Otomatik yedekleme ve felaket kurtarma planı
- 08Dijital arşiv için uzun ömürlü dosya formatları (PDF/A, TIFF)
Uygulama modeli
Adım adım süreç
Her adım kayıt altına alınır; kapsam ve kalite ölçütleri proje başında birlikte netleştirilir.
- 01
Envanter analizi
Belge türleri, öncelikler, çözünürlük ve çıktı standartları belirlenir.
- 02
Hazırlık ve tarama
Belgeler temizlenir, düzenlenir ve türüne uygun cihazlarla taranarak dijital arşive hazırlanır.
- 03
OCR ve indeksleme
İçerik aranabilir hale getirilir ve tanımlı alanlarla zenginleştirilir.
- 04
Kontrol ve aktarım
Görüntü ve veri doğruluğu denetlenerek hedef dijital arşiv sistemine güvenle aktarılır.
- 05
Erişim ve sürdürülebilirlik
Rol bazlı erişim, yedekleme ve periyodik denetimlerle dijital arşiv canlı tutulur.
Kimler için?
Kurumsal yapınıza göre ölçeklenir.
- Yoğun evrak üreten kurumlar
- İnsan kaynakları birimleri
- Hukuk ve sözleşme ekipleri
- Teknik arşivler
- Kütüphane ve müzeler
- Araştırma merkezleri
- Kamu kurumları
- Bankalar ve finans kuruluşları
Sık sorulan sorular
Dijital Arşiv hakkında merak edilenler
Dijital arşiv nedir?
Dijital arşiv, fiziksel belgelerin tarama, OCR ve indeksleme yoluyla elektronik ortama aktarılarak; yetkilendirme, yedekleme ve arama altyapısıyla birlikte uzun süreli ve güvenli şekilde saklandığı sistemdir.
Dijital arşiv oluşturma süreci ne kadar sürer?
Süre, belge hacmine, materyal türüne ve hedeflenen meta veri detayına göre değişir. Keşif ve envanter analizinin ardından size özel bir proje takvimi sunuyoruz.
Dijital arşiv hangi formatlarda saklanır?
Uzun ömürlü erişim için genellikle PDF/A ve TIFF gibi arşivleme standartlarına uygun formatlar kullanılır; ihtiyaca göre farklı çıktı formatları da desteklenir.
Taranan belgelerde arama yapılabiliyor mu?
Evet. OCR (optik karakter tanıma) teknolojisiyle belgeler tam metin aranabilir hale getirilir, ayrıca tanımlı meta veri alanlarıyla da filtrelenebilir.
Dijital arşiv verilerinin güvenliği nasıl sağlanıyor?
Rol bazlı erişim yetkilendirmesi, işlem kayıtları ve düzenli yedekleme ile dijital arşivinizdeki bilgiler yetkisiz erişime karşı korunur.
Mevcut yazılım sistemlerimizle entegrasyon mümkün mü?
Evet, dijital arşiv sistemini kurumunuzun mevcut doküman yönetimi, ERP veya kurumsal yazılımlarıyla entegre edebiliyoruz.