25 жылдан ашык талаа тажрыйбасы
Ар кандай тармактарда жана масштабдарда жүздөгөн физикалык архивдөө долбоорлорун аяктадык.
Тартиптүү, коопсуз жана издөөгө ыңгайлуу
Физикалык архивдөө
Документ үйүндүлөрүн ар бир нускасынын жайгашкан жери жана сактоо мөөнөтү белгилүү болгон башкарылуучу архивге айландырабыз.
Долбооруңузду талкуулайлы
Эмне үчүн керек?
Архивиңиз тартипке салынган, табуу оңой системага айлансын.
Тартипсиз файлдар убакытты жана ордун текке кетирет, ал туура эмес сактоо институционалдык эстутумду тобокелге салат.
Физикалык архивдөө кутуга салуудан алда канча көп нерсе. Биз уюмуңуздун документ түзүү ыкмасын, мыйзамдуу сактоо мөөнөттөрүн, кирүү уруксаттарын жана бар мейкиндикти чогуу баалайбыз. Ар бир документ аныкталат, көзөмөлдөнөт жана керек болгондо тез табылат.
Эмне үчүн Arşivist?
Физикалык архивдөөдө айырмачылыкты кайда жаратабыз.
Уюмга мүнөздүү иш номенклатурасы
Стандарттык шаблонду колдонбойбуз; иш номенклатурасын уюмуңуздун ченемдери негизинде түзөбүз.
Башынан аягына чейин долбоорду башкаруу
Бир команда бүт процессти — изилдөөдөн тапшырууга чейин — башкарат.
Өлчөнүүчү тапшыруу критерийлери
Ар бир этап отчет берилүүчү жыйынтыктар менен көзөмөлдө болот.
Долбоор көлөмү
Эмнелерди жеткиребиз?
Муктаждыгыңызга ылайык, текшерүүгө боло турган, туруктуу көлөм.
- 01Документ жана иш деңгээлинде инвентаризация
- 02Стандарттык иш номенклатурасы боюнча классификациялоо
- 03Штрих-коддоо жана даректөө
- 04Сактоо жана жок кылуу графиктери
- 05Карызга берүү жана кайтарууну көзөмөлдөө
- 06Архивди жайгаштыруу планы
Жеткирүү модели
Баскычтуу процесс
Ар бир этап документтештирилет; көлөм жана сапат критерийлери долбоордун башталышында макулдашылат.
- 01
Изилдөө жана мүмкүнчүлүктү баалоо
Документтердин көлөмү, түрлөрү, учурдагы уюштурулушу жана сактоо шарттары жеринде талданат.
- 02
Экспертиза жана классификациялоо
Документтер номенклатурага ылайык классификацияланат; кайталанган жана жок кылынуучу материалдар жөнүндө отчет берилет.
- 03
Штрих-коддоо
Иштер, папкалар жана кутулар уникалдуу коддор менен системага байланыштырылат.
- 04
Жайгаштыруу жана тапшыруу
Кутулоо, текче даректөө, текшерүүлөр жана колдонуучуларды окутуу аяктайт.
Кимдер үчүн?
Уюмдук түзүмүңүзгө ылайык масштабда.
- Мамлекеттик мекемелер
- Муниципалитеттер
- Банктар жана каржы мекемелери
- Университеттер
- Өнөр жай уюмдары
- Саламаттыкты сактоо мекемелери
Көп берилүүчү суроолор
Физикалык архивдөө жөнүндө көп берилген суроолор
Физикалык архивдөө деген эмне?
Физикалык архивдөө — уюмуңуздун басма документтерин жана иштерин инвентаризациялоо, стандарттык иш номенклатурасы боюнча классификациялоо, штрих-коддоо жана тиешелүү текче менен куту системаларын колдонуп тартипке салынган, көзөмөлдөнүүчү түрдө сактоо процесси.
Архивдөө процесси канча убакыт алат?
Мөөнөт документтердин көлөмүнө, учурдагы уюштуруу абалына жана сактоо шарттарына жараша болот. Изилдөө сапарынан кийин сизге ылайыкташтырылган график сунуштайбыз.
Документтерибиз кайда сакталат?
Алар өз архив кампаңызда, биз сиз үчүн орноткон системада тартипке салынган түрдө сакталышы мүмкүн же зарыл болсо, тышкы архив сактоо чечими каралышы мүмкүн.
Штрих-коддоо системасы кандай иштейт?
Ар бир иш, папка жана кутуга уникалдуу штрих-код берилет; бул коддор Документ архивин башкаруу системасы аркылуу жайгашкан жери, мазмуну жана кирүү маалыматы менен байланыштырылат.
Сактоо мөөнөтү аяктаган документтерге эмне болот?
Стандарттык иш номенклатурасында аныкталган сактоо жана жок кылуу графиктерине ылайык, сактоо мөөнөтү аяктаган документтер уюмуңуздун макулдугу менен мыйзамдарга ылайык жок кылынат же Мамлекеттик архивге өткөрүлөт.
Биринчи кадам — изилдөө