25 ildən artıq sahə təcrübəsi
Müxtəlif sektor və miqyaslarda yüzlərlə fiziki arxivləşdirmə layihəsini tamamlamışıq.
Sistemli, təhlükəsiz və axtarıla bilən
Fiziki arxivləşdirmə
Sənəd yığınlarını hər elementin yeri və saxlama müddəti bilinən idarə olunan arxivə çeviririk.
Layihənizi müzakirə edək
Niyə lazımdır?
Arxivinizi sistemli və tapılması asan bir sistemə çevirin.
Nizamsız qovluqlar vaxt və sahə itkisinə səbəb olur, düzgün olmayan saxlama isə qurum yaddaşını təhlükəyə atır.
Fiziki arxivləşdirmə qutulamadan daha çoxdur. Təşkilatınızın sənəd yaratma qaydasını, qanuni saxlama müddətlərini, giriş icazələrini və mövcud sahəni birlikdə qiymətləndiririk. Hər sənəd müəyyən edilir, izlənə bilir və lazım olduqda tez əlçatan olur.
Niyə Arşivist?
Fiziki arxivləşdirmədə fərq yaratdığımız məqamlar.
Təşkilata özəl fayl planı
Standart şablon istifadə etmirik; fayl planını təşkilatınızın qaydalarına əsasən qururuq.
Başdan sona layihə idarəetməsi
Kəşfdən təhvilə qədər bütün prosesi vahid komanda idarə edir.
Ölçülə bilən təhvil meyarları
Hər mərhələ hesabat verilə bilən nəticələrlə nəzarətdə saxlanılır.
Layihənin əhatə dairəsi
Nə təqdim edirik?
Ehtiyaclarınıza uyğun ölçülmüş, auditə uyğun və davamlı əhatə dairəsi.
- 01Sənəd və qovluq səviyyəsində inventar
- 02Standart fayl planına görə təsnifat
- 03Ştrixkodlaşdırma və ünvanlama
- 04Saxlama və məhvetmə cədvəlləri
- 05Borc və qaytarma izləməsi
- 06Arxiv yerləşdirmə planı
Təhvil modeli
Mərhələli proses
Hər addım sənədləşdirilir; əhatə dairəsi və keyfiyyət meyarları layihənin əvvəlində razılaşdırılır.
- 01
Kəşf və texniki-iqtisadi əsaslandırma
Sənəd həcmləri, növləri, mövcud təşkilat və saxlama şərtləri yerində təhlil edilir.
- 02
Qiymətləndirmə və təsnifat
Sənədlər fayl planına uyğun təsnif edilir; təkrarlar və məhv edilə bilən materiallar hesabatda göstərilir.
- 03
Ştrixkodlaşdırma
Qovluqlar, bükmələr və qutular unikal kodlarla sistemə bağlanır.
- 04
Yerləşdirmə və təhvil
Qutulama, rəf ünvanlama, yoxlamalar və istifadəçi təlimi tamamlanır.
Kimlər üçündür?
Təşkilat strukturunuza uyğun ölçülür.
- Dövlət qurumları
- Bələdiyyələr
- Banklar və maliyyə qurumları
- Universitetlər
- Sənaye təşkilatları
- Səhiyyə qurumları
Tez-tez verilən suallar
Fiziki arxivləşdirmə barədə verilən suallar
Fiziki arxivləşdirmə nədir?
Fiziki arxivləşdirmə təşkilatınızın çap sənədlərinin və qovluqlarının inventarının aparılması, standart fayl planına uyğun təsnif edilməsi, ştrixkodlanması və uyğun rəf və qutu sistemləri ilə sistemli, izlənə bilən şəkildə saxlanması prosesidir.
Arxivləşdirmə prosesi nə qədər çəkir?
Müddət sənəd həcmindən, mövcud təşkilat vəziyyətindən və saxlama şərtlərindən asılıdır. Kəşf ziyarətindən sonra sizə uyğun cədvəl təqdim edirik.
Sənədlərimiz harada saxlanılacaq?
Öz arxiv anbarınızda, sizin üçün qurduğumuz sistemdə sistemli şəkildə saxlanıla bilər və ya lazım gələrsə, kənardan arxiv saxlama həlli nəzərdən keçirilə bilər.
Ştrixkod sistemi necə işləyir?
Hər qovluğa, bükməyə və qutuya unikal ştrixkod təyin edilir; bu kodlar Sənəd Arxivi İdarəetmə Sistemi vasitəsilə yer, məzmun və giriş məlumatları ilə əlaqələndirilir.
Saxlama müddəti bitən sənədlərə nə olur?
Standart fayl planında müəyyən edilmiş saxlama-məhv etmə cədvəllərinə görə, saxlama müddəti bitmiş sənədlər qaydalara uyğun məhv edilir və ya təşkilatınızın təsdiqi ilə Dövlət Arxivlərinə təhvil verilir.