Plus de 25 ans d’expérience de terrain
Nous avons mené des centaines de projets d’archivage physique dans différents secteurs et à différentes échelles.
Organisé, sécurisé et consultable
Archivage physique
Nous transformons les piles de documents en archives gérables, où l’emplacement et la durée de conservation de chaque pièce sont connus.
Parlons de votre projet
Pourquoi est-ce nécessaire ?
Faites de vos archives un système organisé où tout se retrouve.
Des dossiers désorganisés font perdre du temps et de la place, et un stockage inadapté met en danger la mémoire de l’organisation.
L’archivage physique ne se résume pas à la mise en boîte. Nous évaluons ensemble la façon dont votre organisation produit ses documents, les durées légales de conservation, les droits d’accès et l’espace disponible. Chaque document est défini, traçable et rapidement accessible lorsque c’est nécessaire.
Pourquoi Arşivist ?
Là où nous faisons la différence en archivage physique.
Un plan de classement propre à l’organisation
Nous n’utilisons pas de modèle standard ; nous construisons le plan de classement autour de la réglementation de votre organisation.
Une gestion de projet de bout en bout
Une seule équipe gère l’ensemble du processus, de la découverte à la livraison.
Des critères de livraison mesurables
Chaque étape est maîtrisée grâce à des livrables documentés.
Périmètre du projet
Que livrons-nous ?
Un périmètre auditable et durable, adapté à vos besoins.
- 01Inventaire au niveau du document et du dossier
- 02Classement selon le plan de classement standard
- 03Codes-barres et adressage
- 04Tableaux de conservation et d’élimination
- 05Suivi des prêts et des retours
- 06Plan d’aménagement des archives
Modèle de livraison
Un processus pas à pas
Chaque étape est documentée ; le périmètre et les critères de qualité sont convenus dès le début du projet.
- 01
Découverte et faisabilité
Les volumes, les types de documents, l’organisation actuelle et les conditions de stockage sont analysés sur site.
- 02
Évaluation et classement
Les documents sont classés selon le plan de classement ; les doublons et les pièces éliminables sont signalés.
- 03
Codes-barres
Les dossiers, chemises et boîtes sont reliés au système par des codes uniques.
- 04
Mise en place et remise
La mise en boîte, l’adressage des rayonnages, les contrôles et la formation des utilisateurs sont réalisés.
À qui s’adresse-t-il ?
Adapté à la structure de votre organisation.
- Institutions publiques
- Municipalités
- Banques et établissements financiers
- Universités
- Organisations industrielles
- Établissements de santé
Questions fréquentes
Questions fréquentes sur l’archivage physique
Qu’est-ce que l’archivage physique ?
L’archivage physique consiste à inventorier les documents et dossiers papier de votre organisation, à les classer selon un plan de classement standard, à leur attribuer des codes-barres et à les conserver de façon organisée et traçable dans des rayonnages et des boîtes adaptés.
Combien de temps dure le processus d’archivage ?
Le délai dépend du volume de documents, de l’état actuel de l’organisation et des conditions de stockage. Après une visite de découverte, nous vous proposons un calendrier adapté.
Où nos documents seront-ils conservés ?
Ils peuvent être conservés dans votre propre dépôt d’archives, organisés dans le système que nous mettons en place pour vous, ou, si nécessaire, une solution d’archivage externalisée peut être envisagée.
Comment fonctionne le système de codes-barres ?
Un code-barres unique est attribué à chaque dossier, chemise et boîte ; ces codes sont reliés aux informations d’emplacement, de contenu et d’accès par le système de gestion d’archives documentaires.
Que deviennent les documents dont la durée de conservation expire ?
Selon les tableaux de conservation et d’élimination définis dans le plan de classement standard, les documents dont la durée de conservation est expirée sont éliminés conformément à la réglementation ou versés aux Archives d’État, avec l’accord de votre organisation.
Le premier pas, c’est la découverte