Oltre 25 anni di esperienza sul campo
Abbiamo completato centinaia di progetti di archiviazione fisica in diversi settori e a diverse scale.
Organizzato, sicuro e ricercabile
Archiviazione fisica
Trasformiamo cumuli di documenti in un archivio gestibile, in cui la collocazione e il tempo di conservazione di ogni pezzo sono noti.
Parliamo del vostro progetto
Perché è necessario?
Trasformate il vostro archivio in un sistema organizzato in cui tutto si ritrova.
Fascicoli disorganizzati fanno perdere tempo e spazio, mentre una conservazione impropria mette a rischio la memoria istituzionale.
L’archiviazione fisica non si riduce all’incassettamento. Valutiamo insieme come la vostra organizzazione produce i documenti, i tempi di conservazione previsti dalla legge, i permessi di accesso e lo spazio disponibile. Ogni documento diventa definito, tracciabile e rapidamente raggiungibile quando serve.
Perché Arşivist?
Dove facciamo la differenza nell’archiviazione fisica.
Un piano di classificazione specifico per l’organizzazione
Non usiamo un modello standard: costruiamo il piano di classificazione attorno alla normativa della vostra organizzazione.
Gestione del progetto dall’inizio alla fine
Un unico team gestisce l’intero processo, dall’analisi preliminare alla consegna.
Criteri di consegna misurabili
Ogni fase è tenuta sotto controllo con risultati documentabili.
Ambito del progetto
Che cosa consegniamo?
Un ambito verificabile e sostenibile, dimensionato sulle vostre esigenze.
- 01Inventario a livello di documento e di fascicolo
- 02Classificazione secondo il piano di classificazione standard
- 03Codici a barre e indirizzamento
- 04Tabelle di conservazione e scarto
- 05Monitoraggio di prestiti e restituzioni
- 06Piano di allestimento dell’archivio
Modello di consegna
Un processo passo dopo passo
Ogni fase è documentata; ambito e criteri di qualità vengono concordati all’avvio del progetto.
- 01
Analisi preliminare e fattibilità
Volumi, tipi di documenti, organizzazione attuale e condizioni di conservazione vengono analizzati in sede.
- 02
Valutazione e classificazione
I documenti vengono classificati secondo il piano di classificazione; duplicati e materiali scartabili vengono segnalati.
- 03
Codici a barre
Fascicoli, cartelle e scatole vengono collegati al sistema con codici univoci.
- 04
Collocazione e consegna
Vengono completati l’incassettamento, l’indirizzamento degli scaffali, i controlli e la formazione degli utenti.
A chi è rivolto?
Dimensionato sulla struttura della vostra organizzazione.
- Enti pubblici
- Comuni
- Banche e istituti finanziari
- Università
- Organizzazioni industriali
- Strutture sanitarie
Domande frequenti
Domande frequenti sull’archiviazione fisica
Che cos’è l’archiviazione fisica?
L’archiviazione fisica è il processo con cui si inventariano i documenti e i fascicoli cartacei della vostra organizzazione, li si classifica secondo un piano di classificazione standard, li si dota di codici a barre e li si conserva in modo ordinato e tracciabile con scaffalature e sistemi di scatole adeguati.
Quanto dura il processo di archiviazione?
I tempi dipendono dal volume dei documenti, dallo stato attuale dell’organizzazione e dalle condizioni di conservazione. Dopo un sopralluogo preliminare forniamo un cronoprogramma su misura.
Dove verranno conservati i nostri documenti?
Possono essere conservati nel vostro deposito d’archivio, organizzati nel sistema che predisponiamo per voi oppure, se necessario, si può valutare una soluzione di conservazione d’archivio in outsourcing.
Come funziona il sistema di codici a barre?
A ogni fascicolo, cartella e scatola viene assegnato un codice a barre univoco; tali codici sono collegati alle informazioni su collocazione, contenuto e accesso tramite il sistema di gestione dell’archivio documentale.
Che cosa succede ai documenti il cui tempo di conservazione scade?
In base alle tabelle di conservazione e scarto definite nel piano di classificazione standard, i documenti il cui tempo di conservazione è scaduto vengono scartati in conformità alla normativa o versati agli Archivi di Stato, con l’approvazione della vostra organizzazione.
Il primo passo è la conoscenza reciproca