25 жылдан астам далалық тәжірибе
Әртүрлі салалар мен ауқымдарда жүздеген физикалық архивтеу жобаларын аяқтадық.
Реттелген, қауіпсіз және іздеуге ыңғайлы
Физикалық архивтеу
Құжат үйінділерін әр данасының орналасқан жері мен сақтау мерзімі белгілі басқарылатын архивке айналдырамыз.
Жобаңызды талқылайық
Не үшін қажет?
Архивіңіз реттелген, табуға оңай жүйеге айналсын.
Реттелмеген құжаттар уақыт пен орынды құр жібереді, ал дұрыс емес сақтау институционалдық жадты қауіпке ұшыратады.
Физикалық архивтеу — қорапқа салудан әлдеқайда көп нәрсе. Біз ұйымыңыздың құжат жасау тәсілін, заңды сақтау мерзімдерін, қолжетімділік рұқсаттарын және бар кеңістікті бірге бағалаймыз. Әрбір құжат анықталады, қадағаланады және қажет болғанда тез табылады.
Неге Arşivist?
Физикалық архивтеуде айырмашылықты қайда жасаймыз.
Ұйымға тән іс номенклатурасы
Стандартты үлгіні қолданбаймыз; іс номенклатурасын ұйымыңыздың ережелері негізінде құрамыз.
Басынан соңына дейін жобаны басқару
Бір команда бүкіл процесті — зерттеуден тапсыруға дейін — басқарады.
Өлшенетін тапсыру өлшемдері
Әрбір кезең есеп берілетін нәтижелермен бақылауда болады.
Жоба қамтуы
Нені жеткіземіз?
Қажеттілігіңізге сай өлшенген, бақылауға болатын және тұрақты қамту.
- 01Құжат және іс деңгейінде түгендеу
- 02Стандартты іс номенклатурасы бойынша жіктеу
- 03Штрих-кодтау және адрестеу
- 04Сақтау және жою кестелері
- 05Қарызға беру мен қайтаруды қадағалау
- 06Архивті орналастыру жоспары
Жеткізу моделі
Кезең-кезеңімен жүретін процесс
Әр кезең құжатталады; қамту және сапа өлшемдері жоба басында келісіледі.
- 01
Зерттеу және техникалық-экономикалық негіздеме
Құжаттардың көлемі, түрлері, қазіргі ұйымдастырылуы және сақтау жағдайлары орнында талданады.
- 02
Сараптама және жіктеу
Құжаттар номенклатураға сәйкес жіктеледі; қайталанатын және жойылатын материалдар туралы есеп беріледі.
- 03
Штрих-кодтау
Істер, папкалар және қораптар бірегей кодтармен жүйеге байланыстырылады.
- 04
Орналастыру және тапсыру
Қораптау, сөре адрестеу, тексерулер және пайдаланушыларды оқыту аяқталады.
Кімдерге арналған?
Ұйымдық құрылымыңызға сай масштабта.
- Мемлекеттік мекемелер
- Муниципалитеттер
- Банктер мен қаржы мекемелері
- Университеттер
- Өнеркәсіптік ұйымдар
- Денсаулық сақтау мекемелері
Жиі қойылатын сұрақтар
Физикалық архивтеу туралы жиі қойылатын сұрақтар
Физикалық архивтеу дегеніміз не?
Физикалық архивтеу — ұйымыңыздың баспа құжаттары мен істерін түгендеу, стандартты іс номенклатурасы бойынша жіктеу, штрих-кодтау және тиісті сөре мен қорап жүйелерін пайдаланып реттелген, қадағалауға болатын түрде сақтау процесі.
Архивтеу процесі қанша уақыт алады?
Мерзім құжаттар көлеміне, қазіргі ұйымдастырылу жағдайына және сақтау жағдайларына байланысты. Зерттеу сапарынан кейін сізге бейімделген кесте ұсынамыз.
Құжаттарымыз қайда сақталады?
Олар өзіңіздің архив қоймаңызда, біз сіз үшін орнатқан жүйеде реттелген күйде сақталуы мүмкін немесе қажет болса, сыртқы архив сақтау шешімі қарастырылуы мүмкін.
Штрих-кодтау жүйесі қалай жұмыс істейді?
Әрбір іске, папкаға және қорапқа бірегей штрих-код беріледі; бұл кодтар Құжат архивін басқару жүйесі арқылы орналасу, мазмұн және қолжетімділік ақпаратымен байланыстырылады.
Сақтау мерзімі өткен құжаттарға не болады?
Стандартты іс номенклатурасында айқындалған сақтау және жою кестелеріне сәйкес, сақтау мерзімі өткен құжаттар ұйымыңыздың келісімімен заңнамаға сай жойылады немесе Мемлекеттік архивке тапсырылады.
Бірінші қадам — зерттеу