Más de 25 años de experiencia en el terreno
Hemos completado cientos de proyectos de archivado físico en distintos sectores y escalas.
Organizado, seguro y consultable
Archivado físico
Convertimos montones de documentos en un archivo gestionable donde se conoce la ubicación y el plazo de conservación de cada elemento.
Hablemos de su proyecto
¿Por qué es necesario?
Haga de su archivo un sistema organizado y fácil de encontrar.
Los expedientes desorganizados hacen perder tiempo y espacio, y un almacenamiento inadecuado pone en riesgo la memoria institucional.
El archivado físico es más que encajar documentos. Evaluamos conjuntamente cómo su organización genera documentos, los plazos legales de conservación, los permisos de acceso y el espacio disponible. Cada documento queda definido, trazable y rápidamente accesible cuando se necesita.
¿Por qué Arşivist?
Donde marcamos la diferencia en el archivado físico.
Cuadro de clasificación específico de la organización
No usamos una plantilla estándar; construimos el cuadro de clasificación en torno a la normativa de su organización.
Gestión de proyectos de principio a fin
Un único equipo gestiona todo el proceso, desde el descubrimiento hasta la entrega.
Criterios de entrega medibles
Cada etapa se mantiene bajo control con resultados que pueden documentarse en informes.
Alcance del proyecto
¿Qué entregamos?
Un alcance auditable y sostenible, dimensionado según sus necesidades.
- 01Inventario a nivel de documento y de expediente
- 02Clasificación según el cuadro de clasificación estándar
- 03Códigos de barras y direccionamiento
- 04Calendarios de conservación y eliminación
- 05Seguimiento de préstamos y devoluciones
- 06Plan de distribución del archivo
Modelo de entrega
Un proceso paso a paso
Cada paso queda documentado; el alcance y los criterios de calidad se acuerdan al inicio del proyecto.
- 01
Descubrimiento y viabilidad
Los volúmenes y tipos de documentos, la organización actual y las condiciones de almacenamiento se analizan in situ.
- 02
Valoración y clasificación
Los documentos se clasifican según el cuadro de clasificación; se informa de los duplicados y de los materiales eliminables.
- 03
Códigos de barras
Los expedientes, carpetas y cajas se conectan al sistema con códigos únicos.
- 04
Colocación y entrega
Se completan el encajado, el direccionamiento de estanterías, las comprobaciones y la formación de usuarios.
¿Para quién es?
Dimensionado según su estructura organizativa.
- Instituciones públicas
- Municipios
- Bancos e instituciones financieras
- Universidades
- Organizaciones industriales
- Instituciones sanitarias
Preguntas frecuentes
Preguntas que se hacen sobre el archivado físico
¿Qué es el archivado físico?
El archivado físico es el proceso de inventariar los documentos y expedientes impresos de su organización, clasificarlos según un cuadro de clasificación estándar, codificarlos con códigos de barras y almacenarlos de forma ordenada y trazable con sistemas de estanterías y cajas adecuados.
¿Cuánto tarda el proceso de archivado?
El plazo depende del volumen de documentos, del estado actual de organización y de las condiciones de almacenamiento. Tras una visita de descubrimiento le proporcionamos un cronograma adaptado a usted.
¿Dónde se almacenarán nuestros documentos?
Pueden almacenarse en su propio depósito de archivo, organizados en el sistema que establecemos para usted, o, si es necesario, puede considerarse una solución externalizada de almacenamiento de archivo.
¿Cómo funciona el sistema de códigos de barras?
Se asigna un código de barras único a cada expediente, carpeta y caja; estos códigos se vinculan con la información de ubicación, contenido y acceso a través del Sistema de Gestión de Archivo Documental.
¿Qué ocurre con los documentos cuyo plazo de conservación vence?
Según los calendarios de conservación y eliminación definidos en el cuadro de clasificación estándar, los documentos cuyo plazo de conservación ha vencido se eliminan conforme a la normativa o se transfieren a los Archivos del Estado, con la aprobación de su organización.
El primer paso es el diagnóstico