Sanly arhiw programmasy näme? Saýlanyňyzda nämä üns bermeli?

Sanly arhiw programmasy guramanyň resminamalaryny sanly gurşawda hasaba alýan, gözlenip bilinýän edýän we haýsy resminama kimiň girip bilýändigini dolandyrýan programma üpjünçiligidir. Gowy programma diňe skanirlenen şekilleri saklamak bilen çäklenmeýär; resminamanyň rekwizitlerini, fiziki arhiwdäki ýerini, bermek-yzyna almak ýagdaýyny we saklanyş möhletini hem yzarlaýar. Şeýlelikde sanly nusga hem, kagyz asyl nusga hem bir ulgamdan dolandyrylýar.

Sanly arhiw programmasy näme üçin gerek?

• Çalt elýeterlilik: resminamalar iş belgisi, sene, mowzuk ýa-da OCR arkaly tanalan tekst boýunça gözlenip, birnäçe sekuntda tapylýar.
• Gözegçilikli paýlaşmak: birnäçe ulanyjy bir resminama bir wagtda seredip bilýär; her ulanyjy diňe özüne rugsat berlen ýazgylary görýär.
• Asyl nusgany goramak: kagyz resminama tekjeden düşürilmezden onuň sanly nusgasy ulanylýar; könelmek we ýitmek howpy azalýar.
• Yzarlanyp bilinmek: haýsy resminamany kimiň, haçan açandygy ýa-da wagtlaýyn alandygy hasaba alynýar.

Resminama dolandyryş ulgamyndan tapawudy näme?

Resminama (dokument) dolandyryş ulgamlary köplenç häzirki wagtda döredilýän sanly faýllaryň iş akymyna gönükdirilýär: tassyklamak, wersiýalar, paýlaşmak. Sanly arhiw programmasy bolsa geçmişden gelýän we köpüsi kagyz görnüşindäki arhiwi tertipleşdirmäge gönükdirilýär: işleriň nomenklaturasy, fiziki ýerleşiş, saklanyş möhleti, ýok etmek we bermek-yzyna almak. Guramalara iň köp zerur zat bu ikisiniň birleşýän gurluşydyr; şonuň üçin programma saýlanyňyzda onuň fiziki arhiw tarapyny hem dolandyryp bilýändigini barlamaly.

Saýlanyňyzda üns berilmeli 8 bent

1. Gözleg: meýdanlar boýunça (iş belgisi, sene, bölüm) hem, doly tekst (OCR) boýunça hem gözleg barmy?
2. Işleriň nomenklaturasy: guramanyň öz işler nomenklaturasyny we arhiw düzgünlerini ulgama girizip bolýarmy?
3. Rola esaslanýan rugsat: elýeterliligi bölüm, ulanyjy we resminama görnüşi boýunça çäklendirip bolýarmy?
4. Fiziki ýerleşiş we bermek-yzyna almak: kagyz asyl nusganyň haýsy tekjede, haýsy gutuda we kimde durandygyny yzarlap bolýarmy?
5. Saklamak we ýok etmek: saklanyş möhletlerini kesgitläp, möhleti dolan resminamalar boýunça hasabat alyp bolýarmy?
6. Amallaryň taryhy: görmek, ýüklemek we üýtgetmeler gözegçilik žurnalyna ýazylýarmy?
7. Integrasiýa: guramanyň ulanýan beýleki ulgamlary bilen API arkaly baglanyşyp bilýärmi?
8. Gurnamak we goldaw: bulutda ýa-da guramanyň içinde (ýerli) gurnamak mümkinçiligi we işe girizilenden soňky goldaw barmy?

Programmadan öň: resminamalary sanly görnüşe geçirmek

Sanly arhiw programmasynyň peýdasy oňa girizilen maglumatlara baglydyr. Kagyz arhiw ilki toparlara bölünip, skanirlenip, OCR arkaly tekste öwrülip we indekslenip taýýarlanmalydyr. Bu ädim taşlanyp geçilse, programma boş galýar ýa-da gözläp bolmaýan şekiller üýşmegine öwrülýär. Skanirlemegi, OCR-i we indekslemegi öz içine alýan sanly arhiw hyzmatymyz bu taýýarlygy amala aşyrýar we maglumatlary göni arhiw programmasyna geçirýär.

Arşivist DAYS

Arşivist DAYS guramalaryň çap edilen resminamalaryny arhiw düzgünlerine laýyklykda dolandyrýan, web esasly resminama arhiwini dolandyryş ulgamymyzdyr. Ol resminamanyň rekwizitlerini, ýerleşişini, bermek-yzyna almak ýagdaýyny we ýok etmek möhletini bir ulgamda yzarlaýar; doly tekst gözlegini, rola esaslanýan rugsady, amallaryň taryhyny we hasabatlary hödürleýär. Meselem, Isparta şäher häkimliginde resminamalar skanirlenip, resminama arhiwini dolandyryş ulgamy guruldy, Netcad we Saysis bilen integrasiýalar amala aşyryldy.

Media, kitaphana we korporatiw aktiw arhiwleri üçin işläp düzen beýleki programmalarymyzy programma üpjünçiligi hyzmatlary sahypasynda görüp bilersiňiz. Arhiwiňize laýyk gurluşy bilelikde kesgitlemek üçin biz bilen habarlaşyň.