Цифрлық мұрағат бағдарламасы деген не? Таңдағанда неге назар аудару керек?

Цифрлық мұрағат бағдарламасы ұйымның құжаттарын цифрлық ортада тіркейтін, іздеуге ыңғайлы ететін және қай құжатқа кім қол жеткізе алатынын басқаратын бағдарламалық жасақтама. Жақсы бағдарлама тек сканерленген бейнелерді сақтап қоймайды; құжаттың деректемелерін, физикалық мұрағаттағы орнын, беру-қайтару күйін және сақтау мерзімін де бақылайды. Осылайша цифрлық көшірме де, қағаз түпнұсқа да бір жүйеден басқарылады.

Цифрлық мұрағат бағдарламасы не үшін керек?

• Жылдам қолжетімділік: құжаттар іс нөмірі, күні, тақырыбы немесе OCR арқылы танылған мәтін бойынша ізделіп, бірнеше секундта табылады.
• Бақыланатын ортақ пайдалану: бірнеше пайдаланушы бір құжатты бір мезгілде қарай алады; әр пайдаланушы тек өзіне рұқсат етілген жазбаларды ғана көреді.
• Түпнұсқаны қорғау: қағаз құжат сөреден түспей-ақ оның цифрлық көшірмесі пайдаланылады; тозу мен жоғалу қаупі азаяды.
• Бақыланушылық: қай құжатты кім, қашан ашқаны немесе уақытша алғаны тіркеліп отырады.

Құжат басқару жүйесінен айырмашылығы неде?

Құжат (документ) басқару жүйелері көбіне бүгін жасалып жатқан цифрлық файлдардың жұмыс ағынына бағытталады: келісу, нұсқалар, ортақ пайдалану. Ал цифрлық мұрағат бағдарламасы өткеннен жеткен, көбі қағаз түріндегі мұрағатты реттеуге бағытталады: істер номенклатурасы, физикалық орын, сақтау мерзімі, жою және беру-қайтару. Ұйымдарға ең көп қажет нәрсе осы екеуі тоғысатын құрылым; сондықтан бағдарлама таңдағанда оның физикалық мұрағат жағын да басқара ала ма, соны тексеру керек.

Таңдағанда назар аударатын 8 тармақ

1. Іздеу: өрістер бойынша (іс нөмірі, күні, бөлім) да, толық мәтін (OCR) бойынша да іздеу бар ма?
2. Істер номенклатурасы: ұйымның өз істер номенклатурасы мен мұрағаттық ережелерін жүйеге енгізуге бола ма?
3. Рөлге негізделген рұқсат: қолжетімділікті бөлім, пайдаланушы және құжат түрі бойынша шектеуге бола ма?
4. Физикалық орын және беру-қайтару: қағаз түпнұсқаның қай сөреде, қай қорапта және кімде екенін бақылауға бола ма?
5. Сақтау және жою: сақтау мерзімдерін белгілеп, мерзімі өткен құжаттар бойынша есеп шығаруға бола ма?
6. Әрекеттер тарихы: қарау, жүктеп алу және өзгерістер аудит журналына жазыла ма?
7. Интеграция: ұйым пайдаланатын басқа жүйелермен API арқылы байланыса ала ма?
8. Орнату және қолдау: бұлтта немесе ұйымның ішінде (жергілікті) орнату мүмкіндігі және іске қосылғаннан кейінгі қолдау бар ма?

Бағдарламаға дейін: құжаттарды цифрлық форматқа көшіру

Цифрлық мұрағат бағдарламасының пайдасы оған енгізілген деректерге байланысты. Қағаз мұрағат алдымен жүйеленіп, сканерленіп, OCR арқылы мәтінге айналдырылып, индекстелуі керек. Бұл қадам өткізіп алынса, бағдарлама бос қалады немесе ізделмейтін бейнелер үйіндісіне айналады. Сканерлеу, OCR және индекстеуді қамтитын цифрлық мұрағат қызметіміз осы дайындықты атқарады және деректерді тікелей мұрағат бағдарламасына көшіреді.

Arşivist DAYS

Arşivist DAYS ұйымдардың баспа құжаттарын мұрағаттық ережелерге сай басқаратын, веб-негізді құжат мұрағатын басқару жүйеміз. Ол құжаттың деректемелерін, орнын, беру-қайтару күйін және жою мерзімін бір жүйеде бақылайды; толық мәтінді іздеу, рөлге негізделген рұқсат, әрекеттер тарихы мен есептерді ұсынады. Мысалы, Испарта муниципалитетінде құжаттар сканерленіп, құжат мұрағатын басқару жүйесі орнатылды, Netcad және Saysis жүйелерімен интеграция жасалды.

Медиа, кітапхана және корпоративтік активтер мұрағаттары үшін әзірлеген басқа бағдарламаларымызды бағдарламалық қамтамасыз ету қызметтері бетінен көре аласыз. Мұрағатыңызға лайық құрылымды бірге анықтау үшін бізбен байланысыңыз.