Qu'est-ce qu'un logiciel d'archivage numérique ? Les critères pour bien le choisir

Un logiciel d'archivage numérique enregistre les documents d'un organisme sous forme numérique, les rend consultables par recherche et gère qui peut accéder à quel document. Un bon logiciel ne se contente pas de stocker des images numérisées : il suit aussi les métadonnées de chaque document, son emplacement dans les archives physiques, son statut de prêt et sa durée de conservation. Copie numérique et original papier sont ainsi gérés depuis un seul système.

À quoi sert un logiciel d'archivage numérique ?

• Accès rapide : les documents se retrouvent en quelques secondes par numéro de dossier, date, sujet ou dans le texte reconnu par OCR.
• Partage maîtrisé : plusieurs utilisateurs peuvent consulter le même document en même temps ; chacun ne voit que les dossiers auxquels il a droit.
• Protection de l'original : on travaille sur la copie numérique sans sortir le document papier du rayonnage ; le risque d'usure et de perte diminue.
• Traçabilité : qui a ouvert ou emprunté quel document, et quand, est enregistré.

Quelle différence avec une GED ?

Les logiciels de GED (gestion électronique des documents) se concentrent surtout sur le circuit des fichiers numériques produits aujourd'hui : validation, versions, partage. Un logiciel d'archivage numérique se concentre sur l'organisation des archives héritées du passé, en grande partie sur papier : plan de classement, emplacement physique, durée de conservation, élimination, prêt et retour. Ce dont les organismes ont le plus besoin, c'est d'une solution qui réunisse les deux ; c'est pourquoi il faut vérifier, au moment du choix, si le logiciel gère aussi les archives physiques.

8 critères à vérifier avant de choisir

1. Recherche : propose-t-il à la fois une recherche par champs (numéro de dossier, date, service) et une recherche plein texte (OCR) ?
2. Plan de classement : peut-on y paramétrer le plan de classement et les règles d'archivage propres à l'organisme ?
3. Droits par rôle : peut-on restreindre l'accès par service, par utilisateur et par type de document ?
4. Emplacement physique et prêt : peut-on savoir sur quel rayonnage, dans quelle boîte se trouve l'original papier, et qui l'a en main ?
5. Conservation et élimination : peut-on définir des durées de conservation et obtenir la liste des documents arrivés à échéance ?
6. Historique des actions : les consultations, téléchargements et modifications sont-ils inscrits dans un journal d'audit ?
7. Intégration : peut-il communiquer par API avec les autres systèmes utilisés par l'organisme ?
8. Déploiement et support : existe-t-il une option cloud ou sur site, et un support après la mise en production ?

Avant le logiciel : numériser les documents

Un logiciel d'archivage numérique ne vaut que par les données qu'il contient. Les archives papier doivent d'abord être triées, numérisées, converties en texte par OCR et indexées. Sans cette étape, le logiciel reste vide ou se transforme en amas d'images impossibles à rechercher. Notre service d'archivage numérique, qui couvre la numérisation, l'OCR et l'indexation, assure cette préparation et transfère directement les données dans le logiciel d'archivage.

Arşivist DAYS

Arşivist DAYS est notre système web de gestion des archives documentaires, qui gère les documents papier des organismes selon les règles d'archivage. Il suit dans un seul système les métadonnées, l'emplacement, le statut de prêt et la date d'élimination des documents, et offre recherche plein texte, droits par rôle, historique des actions et reporting. À la municipalité d'Isparta, par exemple, les documents ont été numérisés, un système de gestion des archives documentaires a été mis en place et des intégrations avec Netcad et Saysis ont été réalisées.

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