Che cos'è un software di archiviazione digitale? Cosa valutare nella scelta

Un software di archiviazione digitale registra in formato digitale i documenti di un ente, li rende ricercabili e stabilisce chi può accedere a quale documento. Un buon software non si limita a conservare le immagini scansionate: tiene traccia anche dei metadati del documento, della sua collocazione nell'archivio fisico, dello stato di prestito e restituzione e del tempo di conservazione. Così copia digitale e originale cartaceo si gestiscono da un unico sistema.

A cosa serve un software di archiviazione digitale?

• Accesso rapido: i documenti si trovano in pochi secondi cercando per numero di fascicolo, data, oggetto o nel testo riconosciuto con l'OCR.
• Condivisione controllata: più utenti possono consultare lo stesso documento contemporaneamente; ognuno vede solo i record per cui è autorizzato.
• Tutela dell'originale: si lavora sulla copia digitale senza togliere il documento cartaceo dallo scaffale; il rischio di usura e smarrimento diminuisce.
• Tracciabilità: viene registrato chi ha aperto o preso in prestito quale documento, e quando.

Che differenza c'è con un sistema di gestione documentale?

I sistemi di gestione documentale (DMS) si concentrano per lo più sul flusso di lavoro dei file digitali prodotti oggi: approvazione, versioni, condivisione. Il software di archiviazione digitale si concentra invece sull'ordinamento dell'archivio ereditato dal passato, in gran parte cartaceo: titolario, collocazione fisica, tempi di conservazione, scarto, prestito e restituzione. Ciò di cui gli enti hanno più bisogno è una struttura in cui le due cose si incontrino; per questo, nella scelta, bisogna verificare se il software gestisce anche l'archivio fisico.

8 punti da valutare nella scelta

1. Ricerca: offre sia la ricerca per campi (numero di fascicolo, data, ufficio) sia la ricerca full-text (OCR)?
2. Titolario: si possono configurare nel sistema il titolario e le regole archivistiche proprie dell'ente?
3. Permessi per ruolo: si può limitare l'accesso per ufficio, utente e tipo di documento?
4. Collocazione fisica e prestiti: si può sapere su quale scaffale e in quale scatola si trova l'originale cartaceo, e chi lo ha in mano?
5. Conservazione e scarto: si possono definire i tempi di conservazione ed elencare i documenti con termini scaduti?
6. Cronologia delle operazioni: visualizzazioni, download e modifiche vengono registrati in un log di audit?
7. Integrazione: può dialogare tramite API con gli altri sistemi usati dall'ente?
8. Installazione e assistenza: è prevista l'opzione cloud o on-premise, e c'è assistenza dopo l'avvio in produzione?

Prima del software: la digitalizzazione dei documenti

Un software di archiviazione digitale vale quanto i dati che contiene. L'archivio cartaceo va prima ordinato, scansionato, convertito in testo con l'OCR e indicizzato. Se si salta questo passaggio, il software resta vuoto o diventa un mucchio di immagini impossibili da cercare. Il nostro servizio di archiviazione digitale, che comprende scansione, OCR e indicizzazione, si occupa di questa preparazione e trasferisce i dati direttamente nel software di archivio.

Arşivist DAYS

Arşivist DAYS è il nostro sistema web di gestione degli archivi documentali, che gestisce i documenti cartacei degli enti secondo le regole archivistiche. Tiene traccia in un unico sistema dei metadati, della collocazione, dello stato di prestito e della data di scarto dei documenti, e offre ricerca full-text, permessi per ruolo, cronologia delle operazioni e reportistica. Al Comune di Isparta, per esempio, i documenti sono stati scansionati, è stato realizzato un sistema di gestione degli archivi documentali e sono state sviluppate le integrazioni con Netcad e Saysis.

Gli altri software che abbiamo sviluppato per archivi multimediali, bibliotecari e di asset aziendali sono descritti nella pagina servizi software. Per definire insieme la struttura più adatta al vostro archivio, contattateci.