Санариптик архив программасы деген эмне? Тандап жатканда эмнеге көңүл буруу керек?

Санариптик архив программасы мекеменин документтерин санариптик чөйрөдө каттаган, издөөгө ыңгайлуу кылган жана кайсы документке кимдин кире алаарын башкарган программалык камсыздоо. Жакшы программа сканерленген сүрөттөрдү сактоо менен эле чектелбейт; документтин реквизиттерин, физикалык архивдеги ордун, берүү-кайтаруу абалын жана сактоо мөөнөтүн да көзөмөлдөйт. Ошентип санариптик көчүрмө да, кагаз түп нуска да бир системадан башкарылат.

Санариптик архив программасы эмне үчүн керек?

• Тез жеткиликтүүлүк: документтер иштин номери, датасы, темасы же OCR аркылуу таанылган текст боюнча изделип, бир нече секундда табылат.
• Көзөмөлдөнгөн бөлүшүү: бир нече колдонуучу бир документти бир эле учурда карай алат; ар бир колдонуучу өзүнө уруксат берилген жазууларды гана көрөт.
• Түп нусканы коргоо: кагаз документ текчеден түшпөй эле анын санариптик көчүрмөсү колдонулат; эскирүү жана жоголуу коркунучу азаят.
• Көзөмөлдөнүүчүлүк: кайсы документти ким, качан ачканы же убактылуу алганы катталып турат.

Документ башкаруу системасынан айырмасы эмнеде?

Документ башкаруу системалары көбүнчө бүгүн түзүлүп жаткан санариптик файлдардын иш агымына багытталат: макулдашуу, версиялар, бөлүшүү. Санариптик архив программасы болсо мурдатан келаткан, көбү кагаз түрүндөгү архивди иреттөөгө багытталат: иштердин номенклатурасы, физикалык жайгашуу, сактоо мөөнөтү, жок кылуу жана берүү-кайтаруу. Мекемелерге эң көп керек нерсе ушул экөө биригген түзүм; ошондуктан программа тандап жатканда анын физикалык архив тарабын да башкара алаарын текшерүү керек.

Тандап жатканда көңүл буруу керек болгон 8 пункт

1. Издөө: талаалар боюнча (иштин номери, дата, бөлүм) да, толук текст (OCR) боюнча да издөө барбы?
2. Иштердин номенклатурасы: мекеменин өз иштер номенклатурасын жана архивдик эрежелерин системага киргизүүгө болобу?
3. Ролго негизделген уруксат: жеткиликтүүлүктү бөлүм, колдонуучу жана документтин түрү боюнча чектөөгө болобу?
4. Физикалык жайгашуу жана берүү-кайтаруу: кагаз түп нусканын кайсы текчеде, кайсы кутуда жана кимде экенин көзөмөлдөөгө болобу?
5. Сактоо жана жок кылуу: сактоо мөөнөттөрүн аныктап, мөөнөтү бүткөн документтер боюнча отчёт чыгарууга болобу?
6. Аракеттердин тарыхы: көрүү, жүктөп алуу жана өзгөртүүлөр аудит журналына жазылабы?
7. Интеграция: мекеме колдонгон башка системалар менен API аркылуу байланыша алабы?
8. Орнотуу жана колдоо: булутта же мекеменин ичинде (жергиликтүү) орнотуу мүмкүнчүлүгү жана ишке киргизилгенден кийинки колдоо барбы?

Программага чейин: документтерди санариптик форматка өткөрүү

Санариптик архив программасынын пайдасы ага киргизилген маалыматтарга жараша болот. Кагаз архив алгач классификацияланып, сканерленип, OCR аркылуу текстке айландырылып жана индекстелиши керек. Бул кадам аттап кетилсе, программа бош калат же издөөгө мүмкүн болбогон сүрөттөрдүн үймөгүнө айланат. Сканерлөөнү, OCRди жана индекстөөнү камтыган санариптик архив кызматыбыз ушул даярдыкты аткарат жана маалыматтарды түз эле архив программасына өткөрөт.

Arşivist DAYS

Arşivist DAYS мекемелердин басылма документтерин архивдик эрежелерге ылайык башкарган, веб негизиндеги документ архивин башкаруу системабыз. Ал документтин реквизиттерин, жайгашкан жерин, берүү-кайтаруу абалын жана жок кылуу мөөнөтүн бир системада көзөмөлдөйт; толук текст боюнча издөө, ролго негизделген уруксат, аракеттердин тарыхы жана отчёттор сунуштайт. Мисалы, Испарта муниципалитетинде документтер сканерленип, документ архивин башкаруу системасы орнотулган, Netcad жана Saysis менен интеграциялар жасалган.

Медиа, китепкана жана корпоративдик активдер архивдери үчүн иштеп чыккан башка программаларыбызды программалык камсыздоо кызматтары барагынан көрө аласыз. Архивиңизге ылайык түзүмдү чогуу аныктоо үчүн биз менен байланышыңыз.