Dijital arşiv programı nedir? Seçerken nelere bakılmalı?

Dijital arşiv programı, kurumun belgelerini dijital ortamda kaydeden, aranabilir hale getiren ve kimin hangi belgeye erişebileceğini yöneten yazılımdır. İyi bir program yalnızca taranmış görüntüleri saklamaz; belgenin künyesini, fiziksel arşivdeki yerini, ödünç-iade durumunu ve saklama süresini de takip eder. Böylece hem dijital kopya hem de kâğıt asıl tek sistemden yönetilir.

Dijital arşiv programı ne işe yarar?

• Hızlı erişim: Belgeler dosya numarası, tarih, konu ya da OCR ile tanınan metin içinde aranarak saniyeler içinde bulunur.
• Kontrollü paylaşım: Birden fazla kullanıcı aynı belgeyi aynı anda inceleyebilir; her kullanıcı yalnızca yetkili olduğu kayıtları görür.
• Asıl belgeyi koruma: Kâğıt belge raftan inmeden dijital kopyası kullanılır; yıpranma ve kaybolma riski azalır.
• İzlenebilirlik: Kim, hangi belgeyi, ne zaman açtı ya da ödünç aldı kayıt altında tutulur.

Belge yönetim sistemi ile farkı nedir?

Belge (doküman) yönetim sistemleri çoğunlukla bugün üretilen dijital dosyaların iş akışına odaklanır: onay, sürüm, paylaşım. Dijital arşiv programı ise geçmişten gelen ve çoğu kâğıt olan arşivin düzenlenmesine odaklanır: dosya planı, fiziksel konum, saklama süresi, imha ve ödünç-iade. Kurumlarda en çok ihtiyaç duyulan şey ikisinin buluştuğu bir yapıdır; bu yüzden program seçerken fiziksel arşiv tarafını da yönetip yönetmediğine bakmak gerekir.

Seçerken bakılması gereken 8 madde

1. Arama: Hem alan bazlı (dosya no, tarih, birim) hem tam metin (OCR) arama var mı?
2. Dosya planı: Kurumun kendi dosya planı ve arşiv esasları sisteme tanımlanabiliyor mu?
3. Rol bazlı yetki: Birim, kullanıcı ve belge türüne göre erişim sınırlanabiliyor mu?
4. Fiziksel konum ve ödünç-iade: Kâğıt aslın hangi rafta, hangi kutuda olduğu ve kimde olduğu izlenebiliyor mu?
5. Saklama ve imha: Saklama süreleri tanımlanıp süresi dolan belgeler raporlanabiliyor mu?
6. İşlem geçmişi: Görüntüleme, indirme ve değişiklikler denetim kaydına düşüyor mu?
7. Entegrasyon: Kurumun kullandığı diğer sistemlerle API üzerinden konuşabiliyor mu?
8. Kurulum ve destek: Bulut ya da kurum içi (yerinde) kurulum seçeneği ve canlıya geçiş sonrası destek var mı?

Programdan önce: belgelerin dijitale aktarılması

Bir dijital arşiv programı, içine giren veri kadar işe yarar. Kâğıt arşivin önce tasnif edilmesi, taranması, OCR ile metne dönüştürülmesi ve indekslenmesi gerekir. Bu adım atlanırsa program boş kalır ya da aranamayan görüntü yığınına dönüşür. Tarama, OCR ve indekslemeyi kapsayan dijital arşiv hizmetimiz bu hazırlığı yapar ve verileri doğrudan arşiv yazılımına aktarır.

Arşivist DAYS

Arşivist DAYS, kurumların basılı belgelerini arşiv esaslarına göre yöneten, web tabanlı doküman arşiv yönetim sistemimizdir. Belge künyesini, konumunu, ödünç-iade durumunu ve imha süresini tek sistemde takip eder; tam metin arama, rol bazlı yetkilendirme, işlem geçmişi ve raporlama sunar. Örneğin Isparta Belediyesi'nde belgeler taranarak doküman arşiv yönetim sistemi kurulmuş, Netcad ve Saysis entegrasyonları yapılmıştır.

Medya, kütüphane ve kurumsal varlık arşivleri için geliştirdiğimiz diğer yazılımları yazılım hizmetleri sayfasında inceleyebilirsiniz. Arşivinize uygun yapıyı birlikte belirlemek için bizimle iletişime geçin.