¿Qué es un programa de archivo digital? Qué tener en cuenta al elegirlo

Un programa de archivo digital es el software que registra los documentos de una institución en formato digital, permite buscarlos y gestiona quién puede acceder a cada documento. Un buen programa no se limita a guardar imágenes escaneadas; también controla la ficha descriptiva del documento, su ubicación en el archivo físico, su estado de préstamo y devolución y su plazo de conservación. Así, tanto la copia digital como el original en papel se gestionan desde un único sistema.

¿Para qué sirve un programa de archivo digital?

• Acceso rápido: los documentos se encuentran en segundos buscando por número de expediente, fecha, asunto o dentro del texto reconocido mediante OCR.
• Uso compartido controlado: varios usuarios pueden consultar el mismo documento a la vez, y cada uno solo ve los registros para los que tiene permiso.
• Protección del original: se trabaja con la copia digital sin bajar el documento en papel de la estantería, lo que reduce el riesgo de desgaste y pérdida.
• Trazabilidad: queda registrado quién abrió o tomó prestado qué documento y cuándo.

¿En qué se diferencia de un sistema de gestión documental?

Los sistemas de gestión documental suelen centrarse en el flujo de trabajo de los archivos digitales que se producen hoy: aprobación, versiones, uso compartido. El programa de archivo digital, en cambio, se centra en organizar el archivo heredado del pasado, en su mayor parte en papel: cuadro de clasificación, ubicación física, plazo de conservación, eliminación y préstamo y devolución. Lo que más necesitan las instituciones es una estructura en la que ambos se unan; por eso, al elegir un programa conviene comprobar si también gestiona la parte del archivo físico.

8 puntos que revisar al elegirlo

1. Búsqueda: ¿ofrece búsqueda por campos (número de expediente, fecha, unidad) y también búsqueda de texto completo (OCR)?
2. Cuadro de clasificación: ¿se pueden definir en el sistema el cuadro de clasificación propio de la institución y sus normas de archivo?
3. Permisos por roles: ¿se puede limitar el acceso por unidad, usuario y tipo de documento?
4. Ubicación física y préstamo: ¿se puede saber en qué estante y en qué caja está el original en papel, y quién lo tiene?
5. Conservación y eliminación: ¿se pueden definir plazos de conservación y obtener informes de los documentos cuyo plazo ha vencido?
6. Historial de operaciones: ¿las consultas, descargas y modificaciones quedan en un registro de auditoría?
7. Integración: ¿puede comunicarse mediante API con los demás sistemas que usa la institución?
8. Instalación y soporte: ¿hay opción de instalación en la nube o local (en las instalaciones de la institución) y soporte después de la puesta en marcha?

Antes del programa: la digitalización de los documentos

Un programa de archivo digital es tan útil como los datos que contiene. Primero hay que clasificar el archivo en papel, escanearlo, convertirlo en texto mediante OCR e indexarlo. Si se omite este paso, el programa queda vacío o se convierte en un montón de imágenes en las que no se puede buscar. Nuestro servicio de archivo digital, que abarca el escaneo, el OCR y la indexación, realiza esta preparación y transfiere los datos directamente al software de archivo.

Arşivist DAYS

Arşivist DAYS es nuestro sistema web de gestión de archivo documental, que gestiona los documentos impresos de las instituciones conforme a las normas de archivo. Controla en un único sistema la ficha descriptiva, la ubicación, el estado de préstamo y devolución y el plazo de eliminación de cada documento, y ofrece búsqueda de texto completo, permisos por roles, historial de operaciones e informes. Por ejemplo, en el Ayuntamiento de Isparta se escanearon los documentos, se implantó un sistema de gestión de archivo documental y se realizaron las integraciones con Netcad y Saysis.

Puede conocer el resto del software que hemos desarrollado para archivos de medios, bibliotecas y activos corporativos en la página de servicios de software. Para definir juntos la estructura adecuada para su archivo, póngase en contacto con nosotros.