Sanly arhiw näme? Artykmaçlyklary, düzüm bölekleri we 5 ädimde gurulyşy

Sanly arhiw — kagyz we beýleki fiziki resminamalaryň skanerlenip elektron görnüşe geçirilýän, OCR arkaly tekste öwrülip indekslenýän we girişi dolandyrmak hem ätiýaçlyk nusga arkaly uzak wagtlap howpsuz saklanýan arhiw ulgamy. Maksat resminamanyň diňe suratyny almak däl; zerur bolanda ony sekuntlar içinde tapmagy, diňe ygtyýarly adamlaryň görmegini we her herekediň hasaba alynmagyny üpjün etmekdir.

Sanly arhiw bilen skanerlenen resminama ýygyndysy birmeňzeş däl

Bukjany skanerläp umumy bukja ýazdyrmak sanly arhiw döretmeýär; kagyz ýygyndynyň ýerine surat ýygyndysyny goýýar. Diňe faýl ady boýunça gözlenýän, kimiň nämäni açanlygy belli bolmadyk we ätiýaçlyk nusgasy ýok bukja arhiw hasaplanmaýar. Sanly arhiw üç bölekden durýar:

• Resminamanyň keşbi: laýyk enjam bilen, dogry takyklykda we PDF/A ýa-da TIFF ýaly uzak möhletli formatlarda alnan skan.
• Resminamany tapmaga mümkinçilik berýän maglumat: OCR arkaly alnan tekst we iş belgisi, senesi, bölümi, temasy ýaly indeks (meta maglumat) meýdançalary.
• Resminamany dolandyrýan programma: gözleg, roluna esaslanýan ygtyýar, hereketler taryhy, ätiýaçlyk nusga, saklamak we ýok etmek möhletleri.

Sanly arhiwiň artykmaçlyklary

• Çalt elýeterlilik: resminamalar iş belgisi, senesi, temasy ýa-da resminamanyň içindäki islendik söz boýunça gözlenip, sekuntlarda tapylýar.
• Asyl nusgany goramak: gündelik ulanyş sanly nusga bilen geçirilýändigi üçin kagyz resminama tekjede galýar; könelmek we ýitmek howpy azalýar.
• Gözegçilikli we yzarlanýan elýeterlilik: her ulanyjy diňe ygtyýary bolan ýazgylary görýär; kimiň haýsy resminamany haçan açanlygy hasaba alynýar.
• Bir wagtda ulanmak: dürli bölüm we şahamçalardaky işgärler bir resminamany bir wagtda gözden geçirip bilýär.
• Ýer we wagt tygşytlamak: resminama gözlemäge we bukja daşamaga gidýän zähmet we arhiw otagyna zerurlyk azalýar.
• Ätiýaçlyk nusga: sanly nusgalar yzygiderli ätiýaçlanýandygy üçin ýangyn, suw basmagy ýa-da ýitgä garşy ikinji kepillik döreýär.

Sanly arhiw nähili guralýar? 5 ädim

1. Inwentar derňewi: resminama görnüşleri, göwrümi, fiziki ýagdaýy, ileri tutulýan zatlar we çykyş standartlary kesgitlenýär.
2. Taýýarlyk we skanerlemek: resminamalar arassalanýar, tertibe getirilýär we görnüşine laýyk enjam bilen (kitap skaneri, çalt resminama skaneri, uly format skaneri) skanerlenýär.
3. OCR we indekslemek: mazmun gözlenip bolýan teksta öwrülýär, edara mahsus indeks meýdançalary doldurylýar.
4. Barlag we geçirmek: surat we maglumat takyklygy barlanýar, resminamalar arhiw programmasyna ýüklenýär.
5. Elýeterlilik we durnuklylyk: roluna esaslanýan ygtyýarlar kesgitlenýär, ätiýaçlyk nusga we döwürleýin barlag ýola goýulýar; täze resminamalar hem şu prosese goşulýar.

Köp taslamada skanerlemek edaraňyzyň öz binasynda gurlan skanerlemek stansiýalarynda geçirilýär; resminamalar arhiw otagyndan çykman skanerlenýär we ýerine gaýtarylýar. Prosesi giňişleýin sanly arhiw hyzmaty sahypamyzdan okap bilersiňiz.

Haýsy resminamalar sanly arhiwe alynýar?

Şertnamalar, kadr işi bukjalary, talyp we näsag bukjalary, tehniki çyzgylar we taslama resminamalary, gelen-giden hatlar, gazetler, kitaplar we seýrek eserler sanly arhiwe alnyp bilner. Her resminama görnüşi üçin birmeňzeş usul laýyk gelmeýär: tikilen kitap degmeýän kitap skaneri bilen, uly karta giň format skaneri bilen skanerlenýär. Kagyz asyl nusgalaryň saklamak we ýok etmek möhletleri kanunçylyga we edaranyň arhiw düzgünlerine görä kesgitlenýär; sanly nusganyň özi asyl nusgany ýok etmek üçin ýeterlik hasaplanmazlygy mümkin, şonuň üçin saklamak meýilnamasy aýratyn taýýarlanmalydyr.

Sanly arhiw, e-arhiw we resminama dolandyryş ulgamynyň tapawudy

Türkiýede «e-arhiw» sözi köplenç Girdeji dolandyryşynyň e-Arşiv Fatura goşundysyny aňladýar; ýagny göni elektron görnüşde döredilen hasap-fakturalary öz içine alýar. Sanly arhiw bolsa kagyz görnüşinde bar bolan resminamalary elektron görnüşe geçirmegi we dolandyrmagy aňladýar.

Resminama dolandyryş ulgamlary şu gün döredilýän sanly faýllaryň tassyklamak, wersiýa we paýlaşmak akymyna gönükdirilýär; sanly arhiw bolsa geçmişden galan, köpüsi kagyz arhiwi tertibe getirmäge. Edaralara adatça ikisi hem gerek. Programma saýlamak üçin sanly arhiw programmasyny nähili saýlamaly gollanmasyna serediň.

Näçe wagt alýar we bahasy nähili hasaplanýar?

Möhlet resminama göwrümine, materialyň görnüşine we gerekli indeks jikme-jikligine baglydyr. Bahasy köplenç sahypa boýunça hasaplanýar we sahypa sanyna, resminamanyň ölçegine we ýagdaýyna, indeks meýdançalarynyň sanyna, OCR zerurlygyna we tabşyrmak möhletine täsir edýär. Inwentar derňewinden soň ýazmaça teklip taýýarlanýar. Hyzmat berjek kompaniýany bahalandyranyňyzda 10 soragly barlag sanawyndan peýdalanyp bilersiňiz.

Arşivist bilen sanly arhiw

Arşivist & Dizayn 25 ýyldan gowrak wagt bäri edaralaryň arhiwlerini tertibe getirýär, sanlaşdyrýar we dolandyrýar; 200-den gowrak edarada 400-den gowrak taslamany durmuşa geçirdi. İZSU-daky 65 million sahypalyk arhiw we Osman arhiwleri departamentindäki 25 million taryhy resminamany sanlaşdyrmak şu taslamalaryň hatarynda. Maglumat howpsuzlygyny dolandyryş ulgamymyz ISO/IEC 27001:2022, hil dolandyryş ulgamymyz ISO 9001:2015 boýunça şahadatnamalaşdyrylandyr.

Skanerlemek, OCR we indekslemek üçin sanly arhiw hyzmatymyz bilen, skanerlenen resminamalary dolandyrmak üçin Arşivist DAYS programmasy bilen tanyşyp bilersiňiz; arhiwiňize laýyk gurluşy bilelikde kesgitlemek üçin biz bilen habarlaşyň.