Che cos'è un archivio digitale? Vantaggi, componenti e come crearlo in 5 passaggi

Un archivio digitale è un sistema in cui i documenti cartacei e altri documenti fisici vengono scansionati in forma elettronica, convertiti in testo con OCR, indicizzati e conservati a lungo termine in sicurezza grazie al controllo degli accessi e al backup. L'obiettivo non è solo ottenere l'immagine di un documento, ma poterlo ritrovare in pochi secondi, farlo vedere solo alle persone autorizzate e tenere traccia di ogni operazione.

Un archivio digitale non è un mucchio di file scansionati

Scansionare una cartella e salvarla in una directory condivisa non crea un archivio digitale: sostituisce un mucchio di carta con un mucchio di immagini. Una cartella ricercabile solo per nome del file, in cui nessuno sa chi ha aperto cosa e che non ha un backup, non è un archivio. Un archivio digitale ha tre parti:

• L'immagine del documento: una scansione eseguita con il dispositivo giusto, alla risoluzione giusta, in formati di lunga durata come PDF/A o TIFF.
• Le informazioni che lo rendono rintracciabile: il testo ottenuto con OCR e campi di indicizzazione (metadati) come numero di pratica, data, ufficio e oggetto.
• Il software che lo gestisce: ricerca, permessi per ruolo, cronologia delle operazioni, backup, tempi di conservazione e di scarto.

I vantaggi dell'archivio digitale

• Accesso rapido: i documenti si trovano in pochi secondi per numero di pratica, data, oggetto o qualsiasi parola contenuta nel documento.
• Tutela dell'originale: l'uso quotidiano avviene sulla copia digitale, quindi il documento cartaceo resta sullo scaffale e diminuisce il rischio di usura e smarrimento.
• Accesso controllato e tracciabile: ogni utente vede solo i documenti per cui è autorizzato e viene registrato chi ha aperto quale documento e quando.
• Uso simultaneo: il personale di uffici e sedi diverse può consultare lo stesso documento nello stesso momento.
• Risparmio di spazio e tempo: meno fatica per cercare e spostare fascicoli e minore necessità di locali d'archivio.
• Backup: poiché le copie digitali vengono salvate regolarmente, esiste una seconda protezione contro incendi, allagamenti o smarrimenti.

Come si crea un archivio digitale? 5 passaggi

1. Analisi dell'inventario: si definiscono tipologie di documenti, volume, stato fisico, priorità e standard di output.
2. Preparazione e scansione: i documenti vengono puliti, riordinati e scansionati con il dispositivo adatto (scanner per libri, scanner veloce, scanner grande formato).
3. OCR e indicizzazione: il contenuto diventa testo ricercabile e si compilano i campi di indice specifici dell'ente.
4. Controllo e trasferimento: si verifica l'accuratezza di immagini e dati e si caricano i documenti nel software di archivio.
5. Accesso e sostenibilità: si impostano i permessi per ruolo, si avviano backup e verifiche periodiche e i nuovi documenti entrano nello stesso processo.

Nella maggior parte dei progetti la scansione avviene in postazioni allestite nella vostra sede: i documenti vengono scansionati senza uscire dalla stanza d'archivio e rimessi al loro posto. Trovate il processo nel dettaglio nella pagina servizi di archiviazione digitale.

Quali documenti entrano in un archivio digitale?

Contratti, fascicoli del personale, fascicoli di studenti e pazienti, disegni tecnici e documenti di progetto, corrispondenza in entrata e in uscita, giornali, libri e opere rare possono essere digitalizzati. Lo stesso metodo non va bene per tutto: un libro rilegato si scansiona con uno scanner senza contatto, una grande mappa con uno scanner a grande formato. I tempi di conservazione e di scarto degli originali cartacei sono stabiliti dalla normativa e dalle regole di archivio dell'ente; la copia digitale da sola può non bastare per distruggere un originale, per cui conviene predisporre a parte un piano di conservazione.

Archivio digitale, e-archive e sistema di gestione documentale: la differenza

In Turchia, «e-archive» indica in genere l'applicazione e-Arşiv Fatura dell'amministrazione fiscale, che riguarda le fatture prodotte direttamente in formato elettronico. L'archivio digitale riguarda invece il trasferimento in formato elettronico dei documenti esistenti su carta e la loro gestione.

I sistemi di gestione documentale si concentrano sul flusso di approvazione, versioni e condivisione dei file prodotti oggi; l'archivio digitale sull'organizzazione dell'archivio ereditato dal passato, in gran parte cartaceo. Di solito gli enti hanno bisogno di entrambi. Per scegliere il software, leggete la guida come scegliere un software di archiviazione digitale.

Quanto tempo richiede e come si calcola il costo?

I tempi dipendono dal volume, dal tipo di materiale e dal livello di indicizzazione richiesto. Il costo è calcolato per lo più a pagina e dipende da numero di pagine, formato e stato dei documenti, numero di campi di indice, necessità di OCR e tempi di consegna. Dopo l'analisi dell'inventario si prepara un preventivo scritto. Per valutare un fornitore potete usare la nostra checklist di 10 domande.

Archiviazione digitale con Arşivist

Da oltre 25 anni Arşivist & Dizayn organizza, digitalizza e gestisce gli archivi di enti e istituzioni, con oltre 400 progetti in più di 200 organizzazioni. Tra questi l'archivio istituzionale di 65 milioni di pagine di İZSU e la digitalizzazione di 25 milioni di documenti storici presso la Direzione degli Archivi Ottomani. Il nostro sistema di gestione della sicurezza delle informazioni è certificato ISO/IEC 27001:2022 e il sistema qualità ISO 9001:2015.

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