Dijital arşiv nedir? Avantajları, bileşenleri ve 5 adımda oluşturulması

Dijital arşiv, kâğıt ve diğer fiziksel belgelerin taranarak elektronik ortama aktarıldığı, OCR ile metne dönüştürülüp indekslendiği ve yetkilendirme ile yedekleme altyapısı üzerinden uzun süre güvenle saklandığı arşiv sistemidir. Amaç belgenin yalnızca görüntüsünü almak değil; ihtiyaç duyulduğunda saniyeler içinde bulunmasını, yalnızca yetkili kişilerce görülmesini ve her işlemin kayıt altında yönetilmesini sağlamaktır.

Dijital arşiv ile taranmış belge yığını aynı şey değildir

Bir klasörü tarayıp ortak bir dizine kaydetmek dijital arşiv oluşturmaz; kâğıt yığınının yerine görüntü yığını koyar. Dosya adından başka bir şeyle aranamayan, kimin neyi açtığı bilinmeyen ve yedeği olmayan bir klasör arşiv sayılmaz. Dijital arşiv üç parçadan oluşur:

• Belge görüntüsü: uygun cihazla, doğru çözünürlükte ve PDF/A ya da TIFF gibi uzun ömürlü biçimlerde alınan tarama.
• Belgeyi bulunur kılan bilgi: OCR ile elde edilen metin ile dosya numarası, tarih, birim ve konu gibi indeks (meta veri) alanları.
• Belgeyi yöneten yazılım: arama, rol bazlı yetki, işlem geçmişi, yedekleme, saklama ve imha süreleri.

Dijital arşivin avantajları

• Hızlı erişim: belgeler dosya numarası, tarih, konu ya da belgenin içindeki herhangi bir kelimeyle aranarak saniyeler içinde bulunur.
• Asıl belgenin korunması: günlük kullanım dijital kopya üzerinden yapıldığı için kâğıt belge rafta kalır; yıpranma ve kaybolma riski azalır.
• Kontrollü ve izlenebilir erişim: her kullanıcı yalnızca yetkili olduğu kayıtları görür; kimin hangi belgeyi ne zaman açtığı kayıt altındadır.
• Eş zamanlı kullanım: farklı birim ve şubelerdeki yetkililer aynı belgeyi aynı anda inceleyebilir.
• Yer ve zaman tasarrufu: belge aramaya ve dosya taşımaya ayrılan emek ile arşiv odasına duyulan ihtiyaç azalır.
• Yedekleme: dijital kopyalar düzenli yedeklendiği için yangın, su baskını ya da kayıp gibi risklere karşı ikinci bir güvence oluşur.

Dijital arşiv nasıl oluşturulur? 5 adım

1. Envanter analizi: belge türleri, hacim, fiziksel durum, öncelikler ve çıktı standartları belirlenir.
2. Hazırlık ve tarama: belgeler temizlenir, düzenlenir ve türüne uygun cihazla (kitap tarayıcı, hızlı doküman tarayıcı, büyük boy tarayıcı) taranır.
3. OCR ve indeksleme: içerik aranabilir metne dönüştürülür; kuruma özel indeks alanları girilir.
4. Kontrol ve aktarım: görüntü ve veri doğruluğu denetlenir, belgeler arşiv yazılımına aktarılır.
5. Erişim ve sürdürülebilirlik: rol bazlı yetkiler tanımlanır, yedekleme ve periyodik denetim düzene bağlanır; yeni gelen belgeler aynı sürece dahil edilir.

Tarama çoğu projede kurumunuzun kendi binasında kurulan tarama istasyonlarında yapılır; belgeler arşiv odasından çıkmadan taranır ve yerine geri konur. Süreci ayrıntılarıyla dijital arşiv hizmeti sayfamızda bulabilirsiniz.

Hangi belgeler dijital arşive alınır?

Sözleşmeler, personel özlük dosyaları, öğrenci ve hasta dosyaları, teknik çizim ve proje dokümanları, gelen-giden evrak, gazete, kitap ve nadir eserler dijital arşive alınabilir. Her belge türü için aynı yöntem uygun değildir: ciltli bir kitap temassız kitap tarayıcıyla, büyük boy bir harita geniş format tarayıcıyla taranır. Kâğıt asılların saklama ve imha süreleri ise mevzuat ve kurumun arşiv esaslarına göre belirlenir; dijital kopyanın varlığı asıl belgenin imhası için tek başına yeterli sayılmayabilir, bu yüzden saklama planı ayrıca hazırlanmalıdır.

Dijital arşiv, e-arşiv ve belge yönetim sistemi arasındaki fark

Türkiye'de e-arşiv ifadesi çoğunlukla Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Arşiv Fatura uygulamasını anlatır; yani doğrudan elektronik ortamda üretilen faturaları kapsar. Dijital arşiv ise kâğıt olarak var olan belgelerin elektronik ortama aktarılmasını ve yönetilmesini anlatır.

Belge yönetim sistemleri (DYS, EBYS) bugün üretilen dijital dosyaların onay, sürüm ve paylaşım akışına odaklanır; dijital arşiv ise geçmişten gelen, çoğu kâğıt olan arşivin düzenlenmesine. Kurumlar çoğunlukla ikisine birlikte ihtiyaç duyar. Yazılım seçimi için dijital arşiv programı nasıl seçilir rehberine bakabilirsiniz.

Dijital arşiv ne kadar sürer, maliyeti nasıl hesaplanır?

Süre belge hacmine, materyalin türüne ve istenen indeks ayrıntısına göre değişir. Maliyet çoğunlukla sayfa başına hesaplanır ve sayfa sayısı, belge boyutu ve durumu, indeks alanı sayısı, OCR ihtiyacı ile teslim süresinden etkilenir. Envanter analizinden sonra yazılı teklif hazırlanır. Hizmet verecek firmayı değerlendirirken 10 soruluk kontrol listesinden yararlanabilirsiniz.

Arşivist ile dijital arşiv

Arşivist & Dizayn, 25 yılı aşkın süredir kurumların arşivlerini düzenliyor, dijitalleştiriyor ve yönetiyor; 200'den fazla kurumda 400'ü aşkın proje yürüttü. İZSU'da 65 milyon sayfalık kurumsal arşiv ile Osmanlı Arşivleri Daire Başkanlığı'nda 25 milyon tarihi belgenin dijitalleştirilmesi bu projeler arasındadır. Bilgi güvenliği yönetim sistemimiz ISO/IEC 27001:2022, kalite yönetim sistemimiz ISO 9001:2015 ile belgelidir.

Tarama, OCR ve indeksleme için dijital arşiv hizmetimizi, taranan belgeleri yönetmek için Arşivist DAYS yazılımını inceleyebilir; arşiviniz için uygun yapıyı birlikte belirlemek üzere bizimle iletişime geçebilirsiniz.