¿Qué es un archivo digital? Ventajas, componentes y cómo crearlo en 5 pasos

Un archivo digital es un sistema en el que los documentos en papel y otros documentos físicos se escanean a formato electrónico, se convierten en texto con OCR, se indexan y se conservan a largo plazo de forma segura mediante control de acceso y copias de seguridad. El objetivo no es solo obtener la imagen de un documento, sino poder encontrarlo en segundos cuando se necesita, que solo lo vean las personas autorizadas y que cada acción quede registrada.

Un archivo digital no es lo mismo que un montón de ficheros escaneados

Escanear una carpeta y guardarla en un directorio compartido no crea un archivo digital: sustituye un montón de papel por un montón de imágenes. Una carpeta que solo se puede buscar por nombre de fichero, en la que nadie sabe quién abrió qué y que no tiene copia de seguridad, no es un archivo. Un archivo digital tiene tres partes:

• La imagen del documento: un escaneado hecho con el equipo adecuado, a la resolución adecuada y en formatos de larga duración como PDF/A o TIFF.
• La información que permite encontrarlo: el texto obtenido con OCR y campos de indexación (metadatos) como número de expediente, fecha, unidad y asunto.
• El software que lo gestiona: búsqueda, permisos por rol, historial de acciones, copias de seguridad, plazos de conservación y de eliminación.

Ventajas del archivo digital

• Acceso rápido: los documentos se encuentran en segundos por número de expediente, fecha, asunto o cualquier palabra del documento.
• Protección del original: el uso diario se hace sobre la copia digital, así que el documento en papel permanece en la estantería y disminuye el riesgo de desgaste y pérdida.
• Acceso controlado y trazable: cada usuario solo ve los registros para los que está autorizado y queda anotado quién abrió qué documento y cuándo.
• Uso simultáneo: personal de distintas unidades y sedes puede consultar el mismo documento a la vez.
• Ahorro de espacio y tiempo: se reduce el esfuerzo de buscar y trasladar expedientes y la necesidad de salas de archivo.
• Copia de seguridad: al respaldarse las copias digitales con regularidad, existe una segunda garantía frente a incendios, inundaciones o extravíos.

¿Cómo se crea un archivo digital? 5 pasos

1. Análisis del inventario: se definen los tipos de documentos, el volumen, el estado físico, las prioridades y los estándares de salida.
2. Preparación y escaneado: los documentos se limpian, se ordenan y se escanean con el equipo adecuado a su tipo (escáner de libros, escáner rápido, escáner de gran formato).
3. OCR e indexación: el contenido se convierte en texto consultable y se rellenan los campos de índice propios de la organización.
4. Control y traspaso: se verifica la exactitud de imágenes y datos y los documentos se cargan en el software de archivo.
5. Acceso y sostenibilidad: se definen permisos por rol, se establecen copias de seguridad y auditorías periódicas y los documentos nuevos se incorporan al mismo proceso.

En la mayoría de los proyectos el escaneado se hace en puestos instalados en sus propias instalaciones: los documentos se escanean sin salir de la sala de archivo y se devuelven a su lugar. Puede leer el proceso con detalle en nuestra página de servicios de archivo digital.

¿Qué documentos entran en un archivo digital?

Pueden digitalizarse contratos, expedientes de personal, expedientes de alumnos y pacientes, planos técnicos y documentos de proyecto, correspondencia de entrada y salida, periódicos, libros y obras raras. El mismo método no sirve para todo: un libro encuadernado se escanea con un escáner sin contacto y un mapa grande con un escáner de gran formato. Los plazos de conservación y eliminación de los originales en papel los fija la normativa y las reglas de archivo de la organización; la copia digital por sí sola puede no bastar para destruir un original, por lo que conviene preparar aparte un plan de conservación.

Archivo digital, e-archivo y sistema de gestión documental: ¿en qué se diferencian?

En Turquía, «e-archivo» suele referirse a la aplicación e-Arşiv Fatura de la administración tributaria, que abarca las facturas producidas directamente en formato electrónico. El archivo digital, en cambio, consiste en pasar a formato electrónico los documentos que existen en papel y gestionarlos.

Los sistemas de gestión documental se centran en el flujo de aprobación, versiones y uso compartido de los ficheros que se producen hoy; el archivo digital, en organizar el archivo heredado del pasado, en su mayoría en papel. Las organizaciones suelen necesitar ambos. Para elegir software, consulte la guía cómo elegir un programa de archivo digital.

¿Cuánto tarda y cómo se calcula el coste?

El plazo depende del volumen, del tipo de material y del nivel de indexación deseado. El coste suele calcularse por página y depende del número de páginas, del tamaño y estado de los documentos, del número de campos de índice, de la necesidad de OCR y del plazo de entrega. Tras el análisis del inventario se prepara un presupuesto por escrito. Para evaluar a un proveedor puede usar nuestra lista de 10 preguntas.

Archivo digital con Arşivist

Desde hace más de 25 años, Arşivist & Dizayn organiza, digitaliza y gestiona los archivos de instituciones, con más de 400 proyectos en más de 200 organizaciones. Entre ellos, el archivo institucional de 65 millones de páginas de İZSU y la digitalización de 25 millones de documentos históricos en la Dirección de Archivos Otomanos. Nuestro sistema de gestión de la seguridad de la información está certificado según ISO/IEC 27001:2022 y el de calidad según ISO 9001:2015.

Conozca nuestro servicio de archivo digital para escaneado, OCR e indexación y el software Arşivist DAYS para gestionar los documentos escaneados; para definir juntos la estructura adecuada para su archivo, póngase en contacto con nosotros.