Qu'est-ce qu'une archive numérique ? Avantages, composants et mise en place en 5 étapes

Une archive numérique est un système dans lequel les documents papier et autres documents physiques sont numérisés, convertis en texte par OCR, indexés, puis conservés durablement et en sécurité grâce à la gestion des droits et à la sauvegarde. L'objectif n'est pas seulement de capturer l'image d'un document, mais de pouvoir le retrouver en quelques secondes, de le réserver aux personnes autorisées et de consigner chaque action.

Une archive numérique n'est pas un simple tas de fichiers numérisés

Numériser un dossier et l'enregistrer dans un répertoire partagé ne crée pas une archive numérique : on remplace un tas de papier par un tas d'images. Un dossier qui ne se recherche que par nom de fichier, où personne ne sait qui a ouvert quoi et qui n'est pas sauvegardé, n'est pas une archive. Une archive numérique comprend trois éléments :

• L'image du document : une numérisation réalisée avec le bon matériel, à la bonne résolution, dans des formats pérennes comme PDF/A ou TIFF.
• Les informations qui permettent de le retrouver : le texte obtenu par OCR et des champs d'indexation (métadonnées) tels que numéro de dossier, date, service et sujet.
• Le logiciel qui le gère : recherche, droits par rôle, historique des actions, sauvegarde, durées de conservation et de destruction.

Les avantages de l'archive numérique

• Accès rapide : les documents se retrouvent en quelques secondes par numéro de dossier, date, sujet ou n'importe quel mot du document.
• Protection de l'original : l'usage quotidien se fait sur la copie numérique ; le document papier reste en rayon et les risques d'usure et de perte diminuent.
• Accès contrôlé et traçable : chaque utilisateur ne voit que les dossiers auxquels il a droit, et qui a ouvert quel document, quand, est consigné.
• Utilisation simultanée : des agents de services et de sites différents peuvent consulter le même document en même temps.
• Gain de place et de temps : moins d'efforts pour chercher et déplacer des dossiers, et moins besoin de locaux d'archives.
• Sauvegarde : les copies numériques étant sauvegardées régulièrement, elles offrent une seconde protection contre l'incendie, l'inondation ou la perte.

Comment constituer une archive numérique ? 5 étapes

1. Analyse de l'inventaire : types de documents, volume, état physique, priorités et standards de sortie sont définis.
2. Préparation et numérisation : les documents sont nettoyés, remis en ordre et numérisés avec un matériel adapté (scanner de livres, scanner rapide, scanner grand format).
3. OCR et indexation : le contenu est converti en texte interrogeable et les champs d'index propres à l'organisme sont renseignés.
4. Contrôle et transfert : l'exactitude des images et des données est vérifiée, puis les documents sont versés dans le logiciel d'archivage.
5. Accès et pérennité : les droits par rôle sont définis, la sauvegarde et les audits périodiques mis en place, et les nouveaux documents suivent le même processus.

Dans la plupart des projets, la numérisation se fait sur des postes installés dans vos propres locaux : les documents sont numérisés sans quitter la salle d'archives, puis remis à leur place. Vous trouverez le détail sur notre page services d'archivage numérique.

Quels documents versent-on dans une archive numérique ?

Contrats, dossiers du personnel, dossiers d'élèves et de patients, plans techniques et documents de projet, courrier entrant et sortant, journaux, livres et ouvrages rares peuvent être numérisés. La même méthode ne convient pas à tous : un livre relié se numérise avec un scanner sans contact, une grande carte avec un scanner grand format. Les durées de conservation et de destruction des originaux papier sont fixées par la réglementation et les règles d'archivage de l'organisme ; une copie numérique ne suffit pas toujours à justifier la destruction d'un original, d'où l'intérêt d'un plan de conservation distinct.

Archive numérique, e-archive et GED : quelle différence ?

En Turquie, « e-archive » désigne le plus souvent l'application e-Arşiv Fatura de l'administration fiscale, qui concerne les factures produites directement sous forme électronique. L'archive numérique, elle, consiste à transférer sous forme électronique des documents existant sur papier et à les gérer.

Les systèmes de gestion documentaire se concentrent sur le circuit de validation, de versions et de partage des fichiers produits aujourd'hui ; l'archive numérique sur l'organisation des archives héritées du passé, le plus souvent sur papier. Les organismes ont généralement besoin des deux. Pour le choix du logiciel, consultez notre guide comment choisir un logiciel d'archivage numérique.

Combien de temps et comment le coût est-il calculé ?

La durée dépend du volume, du type de supports et du niveau d'indexation souhaité. Le coût est le plus souvent calculé à la page et dépend du nombre de pages, du format et de l'état des documents, du nombre de champs d'index, du besoin d'OCR et du délai de livraison. Un devis écrit est établi après l'analyse de l'inventaire. Pour évaluer un prestataire, vous pouvez utiliser notre liste de contrôle en 10 questions.

L'archivage numérique avec Arşivist

Depuis plus de 25 ans, Arşivist & Dizayn organise, numérise et gère les archives d'institutions, avec plus de 400 projets dans plus de 200 organismes. Parmi eux : les archives de 65 millions de pages d'İZSU et la numérisation de 25 millions de documents historiques à la Direction des Archives ottomanes. Notre système de management de la sécurité de l'information est certifié ISO/IEC 27001:2022 et notre système qualité ISO 9001:2015.

Découvrez notre service d'archivage numérique pour la numérisation, l'OCR et l'indexation, et le logiciel Arşivist DAYS pour gérer les documents numérisés ; pour définir ensemble la structure adaptée à vos archives, contactez-nous.