Санариптик архив деген эмне? Артыкчылыктары, курамдык бөлүктөрү жана 5 кадамда түзүү

Санариптик архив — кагаз жана башка физикалык документтер сканерленип электрондук формага өткөрүлгөн, OCR аркылуу тексттке айландырылып индекстелген жана жеткиликтүүлүктү башкаруу менен камдык көчүрмө аркылуу узак убакыт коопсуз сакталган архив системасы. Максат — документтин сүрөтүн алуу гана эмес; керек болгондо аны секундалар ичинде табууну, аны ыйгарым укуктуу адамдар гана көрүүсүн жана ар бир аракеттин катталышын камсыз кылуу.

Санариптик архив менен сканерленген документтердин үймөгү бирдей эмес

Папканы сканерлеп жалпы папкага сактоо санариптик архив түзбөйт; кагаз үймөктүн ордуна сүрөт үймөгүн коёт. Файл аты менен гана издеген, ким эмнени ачканы белгисиз жана камдык көчүрмөсү жок папка архив болуп саналбайт. Санариптик архив үч бөлүктөн турат:

• Документтин сүрөтү: ылайыктуу түзмөк менен, туура тактыкта жана PDF/A же TIFF сыяктуу узак мөөнөттүү форматтарда алынган скан.
• Документти табууга мүмкүндүк берген маалымат: OCR аркылуу алынган текст жана иш номери, датасы, бөлүмү, темасы сыяктуу индекс (метамаалымат) талаалары.
• Документти башкарган программа: издөө, ролго негизделген укук, аракеттер тарыхы, камдык көчүрмө, сактоо жана жоюу мөөнөттөрү.

Санариптик архивдин артыкчылыктары

• Тез жеткиликтүүлүк: документтер иш номери, датасы, темасы же документтин ичиндеги каалаган сөз боюнча изделип, секундаларда табылат.
• Түп нускасын коргоо: күнүмдүк колдонуу санариптик көчүрмө менен жүргүзүлгөндүктөн, кагаз документ текчеде калат; эскирүү жана жоголуу тобокели азаят.
• Көзөмөлдөнгөн жана байкалуучу жеткиликтүүлүк: ар бир колдонуучу укугу бар жазууларды гана көрөт; ким кайсы документти качан ачканы катталат.
• Бир убакытта колдонуу: ар кандай бөлүм жана филиалдардагы кызматкерлер бир документти бир учурда карай алат.
• Жер жана убакытты үнөмдөө: документ издөөгө жана папка ташууга кеткен эмгек жана архив бөлмөсүнө муктаждык азаят.
• Камдык көчүрмө: санариптик көчүрмөлөр үзгүлтүксүз камдалгандыктан, өрт, суу ташкыны же жоголууга каршы экинчи кепилдик пайда болот.

Санариптик архив кантип түзүлөт? 5 кадам

1. Түгөндөө талдоосу: документ түрлөрү, көлөмү, физикалык абалы, артыкчылыктары жана чыгуу стандарттары аныкталат.
2. Даярдоо жана сканерлөө: документтер тазаланып, тартипке келтирилип, түрүнө ылайык түзмөк менен (китеп сканери, ылдам документ сканери, чоң форматтагы сканер) сканерленет.
3. OCR жана индекстөө: мазмун издөөгө жарактуу тексттке айландырылып, мекемеге тиешелүү индекс талаалары толтурулат.
4. Текшерүү жана өткөрүү: сүрөт жана маалымат тактыгы текшерилип, документтер архив программасына жүктөлөт.
5. Жеткиликтүүлүк жана туруктуулук: ролго негизделген укуктар аныкталып, камдык көчүрмө жана мезгилдүү текшерүү жолго коюлат; жаңы документтер да ушул процесске кошулат.

Көпчүлүк долбоордо сканерлөө мекемеңиздин өз имаратында орнотулган сканерлөө бекеттеринде жүргүзүлөт; документтер архив бөлмөсүнөн чыкпастан сканерленип, ордуна кайтарылат. Процессти толугураак санариптик архив кызматы барагыбыздан окуй аласыз.

Кандай документтер санариптик архивге алынат?

Келишимдер, кадр иши папкалары, студент жана бейтап папкалары, техникалык чиймелер жана долбоор документтери, кирген-чыккан каттар, гезиттер, китептер жана сейрек чыгармалар санариптик архивге алынышы мүмкүн. Бардык документ түрүнө бирдей ыкма ылайык келбейт: тигилген китеп тийбеген китеп сканери менен, чоң карта кең форматтагы сканер менен сканерленет. Кагаз түп нускалардын сактоо жана жоюу мөөнөттөрү мыйзамдарга жана мекеменин архив эрежелерине ылайык аныкталат; санариптик көчүрмөнүн өзү түп нускасын жоюу үчүн жетишсиз болушу мүмкүн, ошондуктан сактоо планы өзүнчө даярдалышы керек.

Санариптик архив, e-архив жана документ башкаруу системасынын айырмасы

Түркияда «e-архив» деп көбүнчө Киреше башкармалыгынын e-Arşiv Fatura тиркемесин айтышат; башкача айтканда, түздөн-түз электрондук формада түзүлгөн эсеп-фактураларды камтыйт. Санариптик архив болсо кагаз түрүндө бар документтерди электрондук формага өткөрүүнү жана башкарууну билдирет.

Документ башкаруу системалары бүгүн түзүлгөн санариптик файлдардын бекитүү, версия жана бөлүшүү агымына багытталат; санариптик архив болсо өткөндөн калган, көбү кагаз архивди тартипке келтирүүгө. Мекемелерге адатта экөө тең керек. Программа тандоо үчүн санариптик архив программасын кантип тандоо керек колдонмосун караңыз.

Канча убакыт алат жана баасы кантип эсептелет?

Мөөнөт документтин көлөмүнө, материалдын түрүнө жана керектүү индекс майда-чүйдөсүнө жараша болот. Баасы көбүнчө барак үчүн эсептелет жана барактын санына, документтин өлчөмүнө жана абалына, индекс талааларынын санына, OCR муктаждыгына жана тапшыруу мөөнөтүнө байланыштуу. Түгөндөө талдоосунан кийин жазуу жүзүндөгү сунуш даярдалат. Кызмат көрсөткөн компанияны баалоодо 10 суроолуу текшерүү тизмесин колдоно аласыз.

Arşivist менен санариптик архив

Arşivist & Dizayn 25 жылдан ашык убакыттан бери мекемелердин архивдерин тартипке келтирип, санариптештирип жана башкарып келет; 200дөн ашык мекемеде 400дөн ашык долбоорду ишке ашырган. İZSUдагы 65 миллион барактык архив жана Осмон архивдеринин департаментиндеги 25 миллион тарыхый документти санариптештирүү ушул долбоорлордун катарында. Маалымат коопсуздугун башкаруу системабыз ISO/IEC 27001:2022, сапатты башкаруу системабыз ISO 9001:2015 боюнча сертификатталган.

Сканерлөө, OCR жана индекстөө үчүн санариптик архив кызматыбыз менен, сканерленген документтерди башкаруу үчүн Arşivist DAYS программасы менен таанышсаңыз болот; архивиңизге ылайыктуу түзүмдү чогуу аныктоо үчүн биз менен байланышыңыз.