Цифрлық мұрағат деген не? Артықшылықтары, құрамдас бөліктері және 5 қадамда құру

Цифрлық мұрағат — қағаз және басқа физикалық құжаттар сканерленіп электрондық түрге көшірілетін, OCR арқылы мәтінге айналдырылып индекстелетін және қолжетімділікті басқару мен сақтық көшірме арқылы ұзақ мерзім қауіпсіз сақталатын мұрағат жүйесі. Мақсат — құжаттың суретін алу ғана емес; қажет кезде оны секундтар ішінде табуды, тек өкілетті адамдардың көруін және әр әрекеттің тіркелуін қамтамасыз ету.

Цифрлық мұрағат пен сканерленген құжаттар үйіндісі бірдей емес

Қалтаны сканерлеп ортақ бумаға сақтау цифрлық мұрағат жасамайды; қағаз үйіндісінің орнына сурет үйіндісін қояды. Тек файл атымен ғана іздеуге болатын, кімнің нені ашқаны белгісіз және сақтық көшірмесі жоқ қалта мұрағат болып саналмайды. Цифрлық мұрағат үш бөліктен тұрады:

• Құжат бейнесі: қолайлы құрылғымен, дұрыс ажыратымдылықта және PDF/A немесе TIFF сияқты ұзақ мерзімді форматтарда алынған сканер.
• Құжатты табуға мүмкіндік беретін ақпарат: OCR арқылы алынған мәтін және іс нөмірі, күні, бөлімі, тақырыбы сияқты индекс (метадеректер) өрістері.
• Құжатты басқаратын бағдарлама: іздеу, рөлге негізделген өкілеттік, әрекеттер тарихы, сақтық көшірме, сақтау және жою мерзімдері.

Цифрлық мұрағаттың артықшылықтары

• Жылдам қолжетімділік: құжаттар іс нөмірі, күні, тақырыбы немесе құжат ішіндегі кез келген сөз бойынша ізделіп, секундтарда табылады.
• Түпнұсқаны сақтау: күнделікті пайдалану цифрлық көшірмемен жүргізілетіндіктен, қағаз құжат сөреде қалады; тозу және жоғалу қаупі азаяды.
• Бақыланатын және қадағаланатын қолжетімділік: әр пайдаланушы тек өкілеттігі бар жазбаларды көреді; кім қай құжатты қашан ашқаны тіркеледі.
• Бір мезгілде пайдалану: әртүрлі бөлім мен филиалдардағы қызметкерлер бір құжатты бір уақытта қарай алады.
• Орын мен уақытты үнемдеу: құжат іздеуге және қалта тасуға кететін еңбек пен мұрағат бөлмесіне қажеттілік азаяды.
• Сақтық көшірме: цифрлық көшірмелер үнемі сақтық көшірмеленетіндіктен, өрт, су басу немесе жоғалу қаупіне қарсы екінші кепілдік пайда болады.

Цифрлық мұрағат қалай құрылады? 5 қадам

1. Түгендеу талдауы: құжат түрлері, көлемі, физикалық жай-күйі, басымдықтары және шығыс стандарттары анықталады.
2. Дайындау және сканерлеу: құжаттар тазартылып, реттеліп, түріне сәйкес құрылғымен (кітап сканері, жылдам құжат сканері, үлкен форматты сканер) сканерленеді.
3. OCR және индекстеу: мазмұн іздеуге болатын мәтінге айналдырылады, ұйымға тән индекс өрістері толтырылады.
4. Тексеру және көшіру: бейне мен деректер дәлдігі тексеріліп, құжаттар мұрағат бағдарламасына жүктеледі.
5. Қолжетімділік және тұрақтылық: рөлге негізделген өкілеттіктер белгіленіп, сақтық көшірме мен кезеңдік тексеру жолға қойылады; жаңа құжаттар да осы үдеріске қосылады.

Көптеген жобада сканерлеу ұйымыңыздың өз ғимаратында орнатылған сканерлеу бекеттерінде жүргізіледі; құжаттар мұрағат бөлмесінен шықпай сканерленіп, өз орнына қайтарылады. Үдерісті толығырақ цифрлық мұрағат қызметі бетімізден оқи аласыз.

Қандай құжаттар цифрлық мұрағатқа алынады?

Шарттар, жеке іс қалталары, студент және науқас қалталары, техникалық сызбалар мен жоба құжаттары, кіріс-шығыс хаттар, газеттер, кітаптар және сирек шығармалар цифрлық мұрағатқа алынуы мүмкін. Барлық құжат түріне бірдей әдіс жарамайды: тігілген кітап жанаспайтын кітап сканерімен, үлкен карта кең форматты сканермен сканерленеді. Қағаз түпнұсқалардың сақтау және жою мерзімдері заңнама мен ұйымның мұрағат ережелеріне сай белгіленеді; цифрлық көшірменің өзі түпнұсқаны жоюға жеткіліксіз болуы мүмкін, сондықтан сақтау жоспары бөлек дайындалуы тиіс.

Цифрлық мұрағат, e-мұрағат және құжат басқару жүйесінің айырмасы

Түркияда «e-мұрағат» дегенде көбіне Кіріс басқармасының e-Arşiv Fatura қосымшасы айтылады; яғни тікелей электрондық түрде жасалған шот-фактураларды қамтиды. Цифрлық мұрағат болса қағаз түрінде бар құжаттарды электрондық түрге көшіруді және басқаруды білдіреді.

Құжат басқару жүйелері бүгін жасалатын цифрлық файлдардың бекіту, нұсқа және бөлісу ағынына бағытталады; цифрлық мұрағат өткеннен қалған, көбі қағаз мұрағатты ретке келтіруге бағытталған. Ұйымдарға әдетте екеуі де қажет. Бағдарлама таңдау үшін цифрлық мұрағат бағдарламасын қалай таңдау керек нұсқаулығын қараңыз.

Қанша уақыт алады және құны қалай есептеледі?

Мерзім құжат көлеміне, материал түріне және қажетті индекс егжей-тегжейіне байланысты. Құны көбіне бет үшін есептеледі және бет санына, құжат өлшемі мен жай-күйіне, индекс өрістерінің санына, OCR қажеттілігіне және тапсыру мерзіміне тәуелді. Түгендеу талдауынан кейін жазбаша ұсыныс дайындалады. Қызмет көрсетуші компанияны бағалағанда 10 сұрақтық тексеру тізімін пайдалана аласыз.

Arşivist-пен цифрлық мұрағат

Arşivist & Dizayn 25 жылдан астам уақыт ұйымдардың мұрағаттарын реттеп, цифрландырып және басқарып келеді; 200-ден астам ұйымда 400-ден астам жоба жүзеге асырды. İZSU-дағы 65 миллион беттік мұрағат пен Осман мұрағаттары департаментіндегі 25 миллион тарихи құжатты цифрландыру осы жобалардың қатарында. Ақпараттық қауіпсіздікті басқару жүйеміз ISO/IEC 27001:2022, сапа менеджменті жүйеміз ISO 9001:2015 бойынша сертификатталған.

Сканерлеу, OCR және индекстеу үшін цифрлық мұрағат қызметімізбен, сканерленген құжаттарды басқару үшін Arşivist DAYS бағдарламасымен танысуға болады; мұрағатыңызға қолайлы құрылымды бірге анықтау үшін бізбен байланысыңыз.