Санариптик архив компаниясын кантип тандоо керек? 10 суроодон турган текшерүү тизмеси

Санариптик архив долбоору мекеменин документтерин көп жылдар бою колдонула турган системага өткөрөт; ошондуктан компанияны бир барактын баасына карап гана тандоого болбойт. Төмөнкү 10 суроо сунуштарды бирдей өлчөм менен салыштырууга жардам берет.

1. Ушундай масштабдагы кайсы долбоорлорду аяктадыңыздар?

Бир нече миң барактык жумуш менен миллиондогон барактык мекеме архиви ар башка уюштурууну талап кылат. Компаниядан сиздин масштабыңызга жакын, аякталган жана текшерүүгө мүмкүн болгон референстерди сураңыз.

2. Маалымат коопсуздугу боюнча сертификатыңыз барбы?

Жеке маалыматтарды камтыган документтер үчүн ISO/IEC 27001 маалымат коопсуздугун башкаруу системасынын сертификаты маанилүү кепилдик болуп саналат. Сертификаттын колдонуу чөйрөсүнө архив жана санариптештирүү кызматтары киргенин текшериңиз. KVKK (Түркиянын жеке маалыматтарды коргоо жөнүндө мыйзамы) алкагында купуялуулук келишими жана кызматкерлердин милдеттенмелери да келишимге кошулушу керек.

3. Сканерлөө кайда жүргүзүлөт?

Документтердин мекемеден чыгышын каалабасаңыз, компания өз командасын жана түзмөктөрүн мекемеңизге алып келип, жеринде сканерлей алаарын тактаңыз. Документтер сыртка чыга турган болсо, ташуу, сактоо жана өткөрүп берүү актылары жөнүндө сураңыз.

4. Кайсы түзмөктөр менен сканерлейсиздер?

Мукабаланган китептер жана тарыхый документтер үчүн тийбей сканерлөөчү китеп сканерлери, бош барактар үчүн ылдам документ сканерлери, карталар жана долбоордук чиймелер үчүн кең форматтагы сканерлер керек. Бир типтеги түзмөк менен ар бир документ түрүн туура сканерлөө мүмкүн эмес.

5. Сканерлөө алдындагы даярдык сунушка киреби?

Степлер кыпчыгычтарын жана скрепкаларды алып салуу, жыртыктарды оңдоо, классификациялоо жана иреттөө жумуштун маанилүү бөлүгү. Бул даярдыкты ким жасай турганы сунушта ачык жазылышы керек.

6. Чечилиш, файл форматы жана OCR кандай болот?

Тапшырыла турган чечилиш (dpi), түс режими, файл форматы (мисалы, PDF/A, TIFF) жана OCR аркылуу изделүүчү текст түзүлө турганы же түзүлбөй турганы жазуу жүзүндө көрсөтүлүшү керек.

7. Индекстөө кайсы талаалар боюнча жүргүзүлөт?

Документти кийин табуу индекс талааларына байланыштуу: иштин номери, дата, бөлүм, адамдын аты сыяктуу. Талааларды жана маалымат киргизүүнүн тактыгы кантип өлчөнө турганын алдын ала макулдашып алыңыз.

8. Сапатты көзөмөлдөө кантип жүргүзүлөт?

Жетишпеген барак, кыйшык же окулбаган сүрөт жана туура эмес индекс үчүн тандамалуу же толук текшерүү ыкмасын сураңыз. Ката жазуулар кантип оңдолору келишимде көрсөтүлүшү керек.

9. Сканерлөөдөн кийин маалыматтар кайда өткөрүлөт?

Сканерленген сүрөттөрдү архив программасында издөөгө жана уруксаты бар колдонуучулар менен бөлүшүүгө мүмкүн болушу керек. Компаниянын өз санариптик архив программасы барбы же маалыматтарды сиздин учурдагы системаңызга өткөрөбү, ушуну тактаңыз.

10. Баага эмне таасир этет?

Барактардын саны, документтин түрү жана өлчөмү, документтин физикалык абалы, даярдык жумуштары, индекс талааларынын саны, OCR, сканерлөө орду жана мөөнөт бааны аныктайт. Сунуштарды ушул пункттар боюнча бөлүп салыштырыңыз; бир барактын баасы гана жаңылыштырышы мүмкүн.

Arşivist бул суроолорго кантип жооп берет?

Arşivist 1999-жылдан бери 200дөн ашык мекемеде 400дөн ашык долбоорду аяктады. Осмон архивдери департаменти (Osmanlı Arşivleri Daire Başkanlığı) үчүн классификациялоо, жөнөкөй оңдоо жана санариптештирүү; Испарта муниципалитетинде сканерлөө жана документ архивин башкаруу системасын орнотуу ушул долбоорлордун айрымдары (референстерибиз). Маалымат коопсуздугун башкаруу системабыз ISO/IEC 27001:2022 боюнча сертификатталган (сертификаттарыбыз). Сканерлөө жеринде жүргүзүлүшү мүмкүн; Canon, Fujitsu жана Kodak документ сканерлери, ошондой эле китеп жана кең форматтагы сканерлер колдонулат. Кененирээк маалымат үчүн санариптик архив кызматы барагыбызды карай аласыз же коммерциялык сунуш сурай аласыз.