¿Cómo elegir una empresa de archivo digital? Lista de control con 10 preguntas

Un proyecto de archivo digital traslada los documentos de la institución a un sistema que se usará durante años; por eso la empresa no debe elegirse solo por el precio por página. Las 10 preguntas siguientes le ayudarán a comparar las ofertas con el mismo criterio.

1. ¿Qué proyectos de una escala similar han completado?

Un trabajo de unos pocos miles de páginas y el archivo de una institución con millones de páginas requieren una organización distinta. Pida a la empresa referencias completadas y verificables de una escala cercana a la suya.

2. ¿Tienen certificación de seguridad de la información?

En documentos que contienen datos personales, la certificación del sistema de gestión de la seguridad de la información ISO/IEC 27001 es una garantía importante. Compruebe que el alcance del certificado incluye los servicios de archivo y digitalización. En el marco de la KVKK (la ley turca de protección de datos personales), también deben añadirse al contrato un acuerdo de confidencialidad y los compromisos del personal.

3. ¿Dónde se realizará el escaneo?

Si no quiere que los documentos salgan de la institución, verifique que la empresa puede llevar su equipo humano y sus aparatos a sus instalaciones y escanear in situ. Si los documentos van a salir, pregunte por las actas de transporte, almacenamiento y entrega.

4. ¿Con qué equipos escanearán?

Los libros encuadernados y los documentos históricos requieren escáneres de libros sin contacto; los documentos sueltos, escáneres documentales de alta velocidad; y los mapas y planos, escáneres de gran formato. Con un solo tipo de equipo no se pueden escanear correctamente todos los tipos de documento.

5. ¿La preparación previa al escaneo está incluida en la oferta?

Retirar grapas y clips, enderezar desgarros, clasificar y ordenar son una parte importante del trabajo. La oferta debe indicar claramente quién se encarga de esta preparación.

6. ¿Cómo serán la resolución, el formato de archivo y el OCR?

Deben constar por escrito la resolución de entrega (dpi), el modo de color, el formato de archivo (p. ej., PDF/A, TIFF) y si se generará texto con búsqueda mediante OCR.

7. ¿Con qué campos se hará la indexación?

Que un documento pueda encontrarse después depende de los campos de índice: número de expediente, fecha, unidad, nombre de la persona, etc. Acuerde de antemano los campos y cómo se medirá la exactitud de la introducción de datos.

8. ¿Cómo se realiza el control de calidad?

Pregunte por el método de control, por muestreo o completo, para detectar páginas que faltan, imágenes torcidas o ilegibles e índices erróneos. El contrato debe recoger cómo se corregirán los registros defectuosos.

9. ¿A dónde se transferirán los datos después del escaneo?

Las imágenes escaneadas deben poder buscarse en un software de archivo y compartirse con los usuarios autorizados. Aclare si la empresa tiene su propio programa de archivo digital o si transferirá los datos a su sistema actual.

10. ¿Qué determina el precio?

El precio depende del número de páginas, el tipo y el tamaño de los documentos, su estado físico, los trabajos de preparación, el número de campos de índice, el OCR, el lugar del escaneo y el plazo. Compare las ofertas desglosándolas por estas partidas; el precio unitario por página por sí solo puede ser engañoso.

¿Cómo responde Arşivist a estas preguntas?

Desde 1999, Arşivist ha completado más de 400 proyectos en más de 200 instituciones. Entre ellos figuran la clasificación, la reparación básica y la digitalización para la Dirección de los Archivos Otomanos, y el escaneo y la implantación de un sistema de gestión de archivo documental en el Ayuntamiento de Isparta (nuestras referencias). Nuestro sistema de gestión de la seguridad de la información está certificado conforme a ISO/IEC 27001:2022 (nuestras certificaciones). El escaneo puede hacerse in situ; utilizamos escáneres documentales Canon, Fujitsu y Kodak, además de escáneres de libros y de gran formato. Para más información, visite nuestra página del servicio de archivo digital o solicite un presupuesto.