Come scegliere un'azienda di archiviazione digitale? Una checklist di 10 domande

Un progetto di archiviazione digitale trasferisce i documenti di un ente in un sistema che verrà usato per anni; per questo la scelta dell'azienda non dovrebbe basarsi solo sul prezzo a pagina. Le 10 domande che seguono vi aiutano a confrontare le offerte con lo stesso metro.

1. Quali progetti di dimensioni simili avete completato?

Un lavoro di qualche migliaio di pagine e l'archivio di un ente con milioni di pagine richiedono un'organizzazione diversa. Chiedete all'azienda referenze completate e verificabili, vicine alla vostra scala.

2. Avete una certificazione sulla sicurezza delle informazioni?

Per i documenti che contengono dati personali, la certificazione ISO/IEC 27001 del sistema di gestione della sicurezza delle informazioni è una garanzia importante. Verificate che il campo di applicazione del certificato comprenda i servizi di archiviazione e digitalizzazione. Ai sensi della KVKK (la legge turca sulla protezione dei dati personali), al contratto vanno aggiunti anche un accordo di riservatezza e gli impegni del personale.

3. Dove verrà eseguita la scansione?

Se non volete che i documenti escano dall'ente, verificate che l'azienda possa portare personale e attrezzature presso di voi ed eseguire la scansione in sede. Se i documenti devono uscire, chiedete dei verbali di trasporto, custodia e riconsegna.

4. Con quali dispositivi farete la scansione?

Per libri rilegati e documenti storici servono scanner per libri senza contatto, per i fogli sciolti scanner documentali ad alta velocità, per mappe e disegni di progetto scanner grande formato. Con un solo tipo di dispositivo non si possono scansionare correttamente tutti i tipi di documento.

5. La preparazione prima della scansione è inclusa nell'offerta?

Rimozione di punti metallici e graffette, riparazione degli strappi, ordinamento e messa in sequenza sono una parte importante del lavoro. L'offerta deve indicare chiaramente a chi spetta questa preparazione.

6. Che risoluzione, formato di file e OCR prevedete?

La risoluzione di consegna (dpi), la modalità colore, il formato di file (per es. PDF/A, TIFF) e l'eventuale produzione di testo ricercabile tramite OCR devono essere messi per iscritto.

7. Su quali campi verrà fatta l'indicizzazione?

La possibilità di ritrovare un documento in seguito dipende dai campi di indice: numero di fascicolo, data, ufficio, nome della persona e così via. Concordate in anticipo i campi e il modo in cui verrà misurata l'accuratezza dell'inserimento dati.

8. Come si svolge il controllo qualità?

Chiedete se pagine mancanti, immagini storte o illeggibili e indici errati vengono verificati a campione o con un controllo completo. Il modo in cui verranno corretti i record errati deve essere previsto nel contratto.

9. Dove verranno trasferiti i dati dopo la scansione?

Le immagini scansionate devono essere ricercabili in un software di archivio e condivisibili con gli utenti autorizzati. Chiarite se l'azienda dispone di un proprio software di archiviazione digitale o se trasferirà i dati nel vostro sistema esistente.

10. Che cosa determina il prezzo?

Il prezzo dipende dal numero di pagine, dal tipo e dal formato dei documenti, dal loro stato fisico, dai lavori di preparazione, dal numero di campi di indice, dall'OCR, dal luogo della scansione e dai tempi. Scomponete le offerte secondo queste voci per confrontarle; il solo prezzo unitario a pagina può essere fuorviante.

Come risponde Arşivist a queste domande?

Dal 1999 Arşivist ha completato oltre 400 progetti presso più di 200 enti. Tra questi: ordinamento, restauro semplice e digitalizzazione per la Direzione degli Archivi Ottomani (Osmanlı Arşivleri Daire Başkanlığı), e scansione con installazione di un sistema di gestione degli archivi documentali presso il Comune di Isparta (le nostre referenze). Il nostro sistema di gestione della sicurezza delle informazioni è certificato ISO/IEC 27001:2022 (le nostre certificazioni). La scansione può essere eseguita in sede, con scanner documentali Canon, Fujitsu e Kodak e con scanner per libri e grande formato. Per i dettagli potete consultare la pagina del nostro servizio di archiviazione digitale o richiedere un preventivo.