Цифрлық мұрағат компаниясын қалай таңдау керек? 10 сұрақтан тұратын тексеру тізімі

Цифрлық мұрағат жобасы ұйымның құжаттарын жылдар бойы пайдаланылатын жүйеге көшіреді; сондықтан компанияны тек бір беттің бағасына қарап таңдауға болмайды. Төмендегі 10 сұрақ ұсыныстарды бірдей өлшеммен салыстыруға көмектеседі.

1. Осындай ауқымдағы қандай жобаларды аяқтадыңыздар?

Бірнеше мың беттік жұмыс пен миллиондаған беттік ұйым мұрағаты әртүрлі ұйымдастыруды қажет етеді. Компаниядан сіздің ауқымыңызға жақын, аяқталған және тексеруге болатын референстер сұраңыз.

2. Ақпараттық қауіпсіздік сертификатыңыз бар ма?

Дербес деректер бар құжаттар үшін ISO/IEC 27001 ақпараттық қауіпсіздікті басқару жүйесінің сертификаты маңызды кепілдік болып табылады. Сертификаттың қолданылу аясына мұрағат және цифрландыру қызметтерінің кіретінін тексеріңіз. KVKK (Түркияның дербес деректерді қорғау туралы заңы) аясында құпиялылық келісімі мен қызметкерлердің міндеттемелері де шартқа енгізілуі керек.

3. Сканерлеу қай жерде жүргізіледі?

Құжаттардың ұйымнан шығуын қаламасаңыз, компания өз командасы мен құрылғыларын ұйымыңызға әкеліп, орнында сканерлей алатынына көз жеткізіңіз. Құжаттар сыртқа шығатын болса, тасымалдау, сақтау және тапсыру актілері туралы сұраңыз.

4. Қандай құрылғылармен сканерлейсіздер?

Түптелген кітаптар мен тарихи құжаттарға жанаспайтын кітап сканерлері, бос парақтарға жоғары жылдамдықты құжат сканерлері, карталар мен жобалық сызбаларға кең форматты сканерлер қажет. Бір типті құрылғымен әр түрлі құжатты дұрыс сканерлеу мүмкін емес.

5. Сканерлеу алдындағы дайындық ұсынысқа кіре ме?

Степлер қапсырмалары мен қыстырғыштарды алу, жыртықтарды түзету, жүйелеу және ретке келтіру жұмыстың маңызды бөлігі. Бұл дайындықты кім жасайтыны ұсыныста анық жазылуы керек.

6. Ажыратымдылық, файл форматы және OCR қандай болады?

Тапсырылатын ажыратымдылық (dpi), түс режимі, файл форматы (мысалы, PDF/A, TIFF) және OCR арқылы ізделетін мәтін жасалатын-жасалмайтыны жазбаша көрсетілуі керек.

7. Индекстеу қандай өрістер бойынша жүргізіледі?

Құжатты кейін табу индекс өрістеріне байланысты: іс нөмірі, күні, бөлім, тұлғаның аты сияқты. Өрістерді және деректерді енгізу дәлдігі қалай өлшенетінін алдын ала келісіп алыңыз.

8. Сапа бақылауы қалай жүргізіледі?

Жетіспейтін бет, қисық немесе оқылмайтын бейне және қате индекс үшін іріктемелі немесе толық тексеру әдісін сұраңыз. Қате жазбалардың қалай түзетілетіні шартта көрсетілуі керек.

9. Сканерлеуден кейін деректер қайда көшіріледі?

Сканерленген бейнелерді мұрағат бағдарламасында іздеуге және рұқсаты бар пайдаланушылармен бөлісуге болатындай болуы керек. Компанияның өз цифрлық мұрағат бағдарламасы бар ма, әлде деректерді сіздің қолданыстағы жүйеңізге көшіре ме, соны нақтылаңыз.

10. Бағаға не әсер етеді?

Беттер саны, құжаттың түрі мен өлшемі, құжаттың физикалық күйі, дайындық жұмыстары, индекс өрістерінің саны, OCR, сканерлеу орны және мерзім бағаны анықтайды. Ұсыныстарды осы баптар бойынша бөліп салыстырыңыз; тек бір беттің бағасы адастыруы мүмкін.

Arşivist бұл сұрақтарға қалай жауап береді?

Arşivist 1999 жылдан бері 200-ден астам ұйымда 400-ден аса жобаны аяқтады. Осман мұрағаттары департаменті (Osmanlı Arşivleri Daire Başkanlığı) үшін жүйелеу, қарапайым жөндеу және цифрландыру; Испарта муниципалитетінде сканерлеу және құжат мұрағатын басқару жүйесін орнату осы жобалардың бір бөлігі (референстеріміз). Ақпараттық қауіпсіздікті басқару жүйеміз ISO/IEC 27001:2022 бойынша сертификатталған (сертификаттарымыз). Сканерлеу орнында жүргізілуі мүмкін; Canon, Fujitsu және Kodak құжат сканерлері, сондай-ақ кітап және кең форматты сканерлер қолданылады. Толығырақ цифрлық мұрағат қызметі бетімізден біле аласыз немесе коммерциялық ұсыныс сұрай аласыз.