Comment choisir un prestataire d'archivage numérique ? 10 questions à poser

Un projet d'archivage numérique transfère les documents d'un organisme vers un système qui servira pendant des années ; le choix du prestataire ne doit donc pas se faire sur le seul prix à la page. Les 10 questions ci-dessous vous aident à comparer les offres sur une même base.

1. Quels projets d'une taille comparable avez-vous menés à bien ?

Un chantier de quelques milliers de pages et les archives d'un organisme de plusieurs millions de pages ne demandent pas la même organisation. Demandez au prestataire des références achevées et vérifiables, proches de votre volume.

2. Êtes-vous certifié en sécurité de l'information ?

Pour des documents contenant des données personnelles, la certification ISO/IEC 27001 du système de management de la sécurité de l'information est une garantie importante. Vérifiez que le périmètre du certificat couvre bien les services d'archivage et de numérisation. Dans le cadre de la KVKK (loi turque sur la protection des données personnelles), un accord de confidentialité et des engagements du personnel doivent aussi être annexés au contrat.

3. Où la numérisation aura-t-elle lieu ?

Si vous ne voulez pas que les documents quittent vos locaux, vérifiez que le prestataire peut venir chez vous avec son équipe et son matériel et numériser sur site. Si les documents doivent sortir, renseignez-vous sur les procès-verbaux de transport, de stockage et de restitution.

4. Avec quels équipements allez-vous numériser ?

Les livres reliés et les documents anciens demandent des scanners de livres sans contact, les documents en feuilles des scanners de documents à haut débit, et les cartes et plans des scanners grand format. Aucun type d'appareil ne peut, à lui seul, numériser correctement tous les types de documents.

5. La préparation avant numérisation est-elle comprise dans l'offre ?

Retirer agrafes et trombones, réparer les déchirures, trier et classer représentent une part importante du travail. L'offre doit indiquer clairement à qui revient cette préparation.

6. Quelle résolution, quel format de fichier et quel OCR ?

La résolution livrée (dpi), le mode colorimétrique, le format de fichier (par ex. PDF/A, TIFF) et la production ou non d'un texte consultable par OCR doivent être précisés par écrit.

7. Sur quels champs se fera l'indexation ?

La possibilité de retrouver un document plus tard dépend de ses champs d'index : numéro de dossier, date, service, nom de personne, etc. Fixez à l'avance les champs et la manière dont l'exactitude de la saisie sera mesurée.

8. Comment le contrôle qualité est-il réalisé ?

Demandez si les pages manquantes, les images de travers ou illisibles et les index erronés sont contrôlés par échantillonnage ou de façon exhaustive. La manière de corriger les enregistrements erronés doit figurer dans le contrat.

9. Où les données seront-elles transférées après la numérisation ?

Les images numérisées doivent être consultables par recherche dans un logiciel d'archivage et partageables avec les utilisateurs autorisés. Faites préciser si le prestataire dispose de son propre logiciel d'archivage numérique ou s'il transférera les données dans votre système existant.

10. Qu'est-ce qui détermine le prix ?

Le prix dépend du nombre de pages, du type et du format des documents, de leur état physique, des travaux de préparation, du nombre de champs d'index, de l'OCR, du lieu de numérisation et des délais. Décomposez les offres selon ces postes pour les comparer ; un simple prix unitaire à la page peut être trompeur.

Comment Arşivist répond-il à ces questions ?

Depuis 1999, Arşivist a mené à bien plus de 400 projets dans plus de 200 organismes. Parmi eux : le tri, la restauration simple et la numérisation pour la Direction des Archives ottomanes (Osmanlı Arşivleri Daire Başkanlığı), ainsi que la numérisation et la mise en place d'un système de gestion des archives documentaires à la municipalité d'Isparta (nos références). Notre système de management de la sécurité de l'information est certifié ISO/IEC 27001:2022 (nos certifications). La numérisation peut se faire sur site, avec des scanners de documents Canon, Fujitsu et Kodak ainsi que des scanners de livres et grand format. Pour en savoir plus, consultez notre page service d'archivage numérique ou demandez un devis.