Dijital arşiv firması nasıl seçilir? 10 soruluk kontrol listesi

Dijital arşiv projesi, kurumun belgelerini yıllarca kullanılacak bir sisteme taşır; bu yüzden firma seçimi yalnızca sayfa başı fiyatla yapılmamalıdır. Aşağıdaki 10 soru, teklifleri aynı ölçüyle karşılaştırmanıza yardımcı olur.

1. Benzer ölçekte hangi projeleri tamamladınız?

Birkaç bin sayfalık bir iş ile milyonlarca sayfalık bir kurum arşivi farklı organizasyon ister. Firmadan sizin ölçeğinize yakın, tamamlanmış ve doğrulanabilir referanslar isteyin.

2. Bilgi güvenliği belgeniz var mı?

Kişisel veri içeren belgelerde ISO/IEC 27001 bilgi güvenliği yönetim sistemi belgesi önemli bir güvencedir. Belgenin kapsamında arşiv ve dijitalleştirme hizmetlerinin yer aldığını kontrol edin. KVKK kapsamında gizlilik sözleşmesi ve personel taahhütleri de sözleşmeye eklenmelidir.

3. Tarama nerede yapılacak?

Belgelerin kurumdan çıkmasını istemiyorsanız firmanın ekip ve cihazlarını kurumunuza getirip yerinde tarama yapabildiğini doğrulayın. Belgeler dışarı çıkacaksa taşıma, depolama ve teslim tutanaklarını sorun.

4. Hangi cihazlarla tarayacaksınız?

Ciltli kitap ve tarihi belgeler için temassız kitap tarayıcıları, gevşek evrak için hızlı doküman tarayıcıları, harita ve proje çizimleri için geniş format tarayıcılar gerekir. Tek tip cihazla her belge türü doğru taranamaz.

5. Tarama öncesi hazırlık teklife dahil mi?

Zımba ve ataşların sökülmesi, yırtıkların düzeltilmesi, tasnif ve sıralama işin önemli bir kısmıdır. Bu hazırlığın kimde olduğu teklifte açıkça yazmalıdır.

6. Çözünürlük, dosya formatı ve OCR nasıl olacak?

Teslim edilecek çözünürlük (dpi), renk modu, dosya formatı (ör. PDF/A, TIFF) ve OCR ile aranabilir metin üretilip üretilmeyeceği yazılı olmalıdır.

7. İndeksleme hangi alanlarla yapılacak?

Belgenin sonradan bulunabilmesi indeks alanlarına bağlıdır: dosya numarası, tarih, birim, kişi adı gibi. Alanları ve veri giriş doğruluğunun nasıl ölçüleceğini önceden kararlaştırın.

8. Kalite kontrol nasıl yapılıyor?

Eksik sayfa, eğik ya da okunaksız görüntü ve yanlış indeks için örnekleme ya da tam kontrol yöntemini sorun. Hatalı kayıtların nasıl düzeltileceği sözleşmede yer almalıdır.

9. Taramadan sonra veriler nereye aktarılacak?

Taranan görüntüler bir arşiv yazılımında aranabilir ve yetkili kullanıcılarla paylaşılabilir olmalıdır. Firmanın kendi dijital arşiv programı var mı, yoksa verileri mevcut sisteminize mi aktaracak, netleştirin.

10. Fiyatı neler belirliyor?

Sayfa sayısı, belge türü ve boyutu, belgenin fiziksel durumu, hazırlık işleri, indeks alanı sayısı, OCR, tarama yeri ve süre fiyatı belirler. Teklifleri bu kalemlere göre ayrıştırarak karşılaştırın; yalnızca sayfa başı birim fiyat yanıltıcı olabilir.

Arşivist bu sorulara nasıl yanıt veriyor?

Arşivist, 1999'dan bu yana 200'den fazla kurumda 400'ü aşkın proje tamamladı. Osmanlı Arşivleri Daire Başkanlığı için tasnif, basit onarım ve dijitalleştirme; Isparta Belediyesi'nde tarama ve doküman arşiv yönetim sistemi kurulumu bu projelerden bazılarıdır (referanslarımız). Bilgi güvenliği yönetim sistemimiz ISO/IEC 27001:2022 belgelidir (sertifikalarımız). Tarama yerinde yapılabilir; Canon, Fujitsu ve Kodak doküman tarayıcıları ile kitap ve geniş format tarayıcılar kullanılır. Ayrıntılar için dijital arşiv hizmeti sayfamıza bakabilir ya da teklif isteyebilirsiniz.