Configuración específica para cada organización
No es un paquete genérico; configuramos el software en torno a su cuadro de clasificación y sus roles.
Acceso controlado a la información
Soluciones de software
Construimos sistemas que se ajustan a su archivo y llevan el conocimiento institucional a los flujos de trabajo diarios mediante permisos y una potente búsqueda.
Hablemos de su proyecto
¿Por qué es necesario?
El software adecuado convierte un archivo en una infraestructura de uso diario.
Un software que no se utiliza genera un costo más, no un archivo organizado.
Cada organización tiene su propio lenguaje documental. Por eso adaptamos el software a la organización, reuniendo en un solo sistema los cuadros de clasificación, los roles de usuario, las políticas de retención y las necesidades de integración.
¿Por qué Arşivist?
Donde marcamos la diferencia en las soluciones de software.
Acceso seguro basado en roles
Cada usuario accede únicamente a los documentos para los que está autorizado.
Implementación en la nube o en servidores propios
Ofrecemos opciones de implementación flexibles según la preferencia de infraestructura de su organización.
Soporte técnico ininterrumpido
También permanecemos a su lado después de la puesta en marcha.
Alcance del proyecto
¿Qué entregamos?
Un alcance auditable y sostenible, dimensionado según sus necesidades.
- 01Búsqueda de texto completo y por campos
- 02Permisos basados en roles
- 03Versiones de documentos e historial de transacciones
- 04Gestión de préstamos y devoluciones
- 05Informes y registros de auditoría
- 06API e integraciones de sistemas
Modelo de entrega
Un proceso paso a paso
Cada paso queda documentado; el alcance y los criterios de calidad se acuerdan al inicio del proyecto.
- 01
Levantamiento de necesidades
Se evalúan en conjunto los usuarios, los flujos documentales y los sistemas existentes.
- 02
Arquitectura de la información
Se modelan los cuadros de clasificación, los metadatos, los roles y las reglas de retención.
- 03
Instalación e integración
Se configura el software, se migran los datos y se establecen las integraciones necesarias.
- 04
Pruebas y capacitación
Los escenarios se validan con usuarios reales y los equipos reciben capacitación práctica.
¿Para quién es?
Dimensionado según su estructura organizativa.
- Archivos corporativos
- Unidades de gestión documental
- Bibliotecas
- Oficinas de proyectos
- Equipos de cumplimiento y auditoría
- Organizaciones con varias sedes
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes sobre las soluciones de software
¿Qué tipos de documentos admite su software?
Admite una amplia variedad de documentos, desde formatos de imagen como PDF, TIFF y JPEG hasta archivos de Office; también pueden definirse tipos de archivo específicos de la organización.
¿Puede integrarse con nuestros sistemas existentes?
Sí, puede integrarse mediante API con ERP, correo electrónico, firma electrónica y otro software propio.
¿Cuántos usuarios admite?
El sistema escala desde un puñado de usuarios hasta miles; con permisos basados en roles, cada usuario accede únicamente a los documentos para los que está autorizado.
¿El software funciona en la nube o en servidores propios?
Ofrecemos opciones de implementación tanto en la nube como en servidores propios, según la preferencia de su organización.
¿Se incluyen la capacitación y el soporte técnico?
Sí, brindamos capacitación a los usuarios después de la instalación y continuamos ofreciendo soporte técnico tras la puesta en marcha.
El primer paso es el diagnóstico