Colaboración académica
Trabajamos junto con académicos universitarios de Gestión de la Información y de Registros.
Planificación de archivo basada en datos
Estudios científicos
Mediante estudios de viabilidad, trabajos de inventario y planificación de la conservación, definimos con métodos científicos el alcance y el ciclo de vida de su archivo.
Hablemos de su proyecto
¿Por qué es necesario?
No se puede planificar el proyecto adecuado sin comprender primero el archivo.
Sin un inventario conocido y sin plazos de conservación, el alcance y el presupuesto de un archivo no pueden planificarse con precisión.
La información sobre los documentos producidos se recopila de los representantes de cada departamento mediante formularios de encuesta específicos de la organización; los estudios de viabilidad, inventario y planificación de la conservación se realizan con la contribución de académicos universitarios de Gestión de la Información y de Registros.
¿Por qué Arşivist?
Donde marcamos la diferencia en los estudios científicos.
Planificación basada en datos
El alcance y el presupuesto se basan en datos reales de inventario, no en estimaciones.
Plan de conservación conforme a la normativa
Preparamos calendarios de conservación y eliminación conformes a la normativa de los Archivos del Estado.
Una base sólida para los próximos proyectos
Los estudios de viabilidad e inventario garantizan que los proyectos de archivado y software se definan correctamente.
Alcance del proyecto
¿Qué entregamos?
Un alcance auditable y sostenible, dimensionado según sus necesidades.
- 01Estudio de viabilidad
- 02Inventario documental de toda la organización
- 03Análisis del tipo y volumen de documentos
- 04Determinación de los plazos de conservación
- 05Borrador del plan de conservación
- 06Lista de transferencia a los Archivos del Estado
Modelo de entrega
Un proceso paso a paso
Cada paso queda documentado; el alcance y los criterios de calidad se acuerdan al inicio del proyecto.
- 01
Encuesta y recopilación de datos
La información de los documentos se recopila de los representantes de cada departamento mediante formularios personalizados.
- 02
Estudio de viabilidad
Se establece la necesidad de aprovechar al máximo el material de archivo.
- 03
Estudio de inventario
Se identifican los tipos y volúmenes de documentos producidos en toda la organización.
- 04
Plan de conservación
Se planifican los plazos de conservación de los documentos y los procesos de eliminación y transferencia.
¿Para quién es?
Dimensionado según su estructura organizativa.
- Instituciones públicas
- Universidades
- Municipios
- Bancos e instituciones financieras
- Instituciones sanitarias
- Archivos institucionales de gran escala
Preguntas frecuentes
Preguntas que se hacen sobre los estudios científicos
¿Por qué es necesario un estudio de viabilidad?
Un estudio de viabilidad establece la necesidad de aprovechar al máximo el material de archivo y aclara el alcance y las prioridades del proyecto.
¿Cuánto tarda un estudio de inventario?
Depende del tamaño de la organización y del número de departamentos; al final se aclaran los tipos y volúmenes de documentos producidos en toda la organización.
¿Quién aprueba el plan de conservación?
El plan de conservación se elabora junto con los departamentos pertinentes de la organización, conforme a la normativa de los Archivos del Estado cuando corresponda, y se presenta para su aprobación.
¿Cómo contribuye el apoyo académico al proceso?
Al colaborar con académicos universitarios de Gestión de la Información y de Registros, elaboramos un plan de conservación validado mediante métodos científicos.
¿De qué proyectos es este estudio el primer paso?
Los estudios científicos se aplican normalmente como primer paso para definir correctamente el alcance de los proyectos de archivado físico, archivo digital y software.
El primer paso es el diagnóstico