Un sistema web de gestión de archivo que registra su memoria institucional
Arşivist DAYS es un sistema de gestión web que registra su memoria institucional, gestionando los documentos impresos de los archivos de su organización conforme a sus principios de archivo.
Con Arşivist DAYS se conserva su inventario impreso y los documentos impresos de los archivos departamentales e institucionales pasan a ser accesibles de forma eficiente, fácil y rápida a través de un entorno digital.
Sin un sistema adecuado de gestión de archivo documental, los documentos impresos que se acumulan en los archivos departamentales y centrales de una organización acaban siendo difíciles de encontrar, se vuelven a crear innecesariamente o se pierden por completo. Un sistema de gestión de archivo documental organiza estos documentos con un cuadro de clasificación estándar y una infraestructura de registro digital, preservando la memoria institucional.
A diferencia de un libro de registro tradicional en papel, Arşivist DAYS hace seguimiento de los datos identificativos, la ubicación, el estado de préstamo y devolución y la fecha de eliminación de un documento en un único sistema. Así, una institución pública puede encontrar en minutos un expediente archivado hace años, o una universidad el expediente de un estudiante.
Organiza la correspondencia oficial y los expedientes de los archivos departamentales e institucionales según un cuadro de clasificación estándar y hace seguimiento de los procesos de eliminación conforme a la normativa de archivo.
Gestiona digitalmente expedientes de estudiantes, documentos académicos y correspondencia administrativa con acceso seguro basado en roles.
Organiza el intenso tráfico de documentación con un sistema estándar de gestión de archivo documental, ofreciendo una infraestructura de registros lista para auditoría.
Permite hacer seguimiento de los procesos de préstamo y devolución y de la ubicación física de los documentos desde un único sistema.
Un Sistema de Gestión de Archivo Documental (DAYS) es un sistema web que registra y localiza los documentos impresos de los archivos departamentales y centrales de una organización según un cuadro de clasificación estándar, y los gestiona conforme a los principios de archivo.
Una solución escalable para instituciones públicas, municipios, universidades, bancos y cualquier organización con un gran archivo de documentos impresos.
El sistema registra qué documento fue prestado, a quién, cuándo y su fecha de devolución, reduciendo los problemas de préstamo y devolución.
El cuadro de clasificación estándar y los plazos de conservación se definen en el sistema, y los documentos que deben eliminarse se informan cuando llega su momento.
Sí, gracias a su integración con Active Directory y a su estructura flexible, DAYS puede integrarse con la infraestructura de autenticación y de software existente en su organización.