Más de 25 años de experiencia en archivo digital
Gestionamos todo el proceso, desde la infraestructura de escaneo hasta la autorización de acceso.
De los documentos a los datos seguros
Archivo digital
Ofrecemos un servicio de archivo digital que convierte sus documentos en conocimiento organizativo accesible en segundos mediante escaneo de alta resolución, OCR e indexación precisa.
Hablemos de su proyecto
¿Por qué es necesario?
Tenga sus documentos al alcance de la mano en segundos.
Los archivos escaneados pero sin indexar solo crean un nuevo montón de documentos en el entorno digital.
Un archivo digital no es solo la imagen escaneada de un documento en papel; es un sistema integrado que permite encontrar un documento en segundos, gestionarlo de forma segura y almacenarlo de forma sostenible.
25+ añosde experiencia en archivo digital
200+organizaciones, proyectos completados
%99+precisión objetivo de OCR/indexación
7/24acceso seguro y autorizado
¿Por qué Arşivist?
Donde marcamos la diferencia en el archivo digital.
OCR de alta precisión
Aplicamos un control de calidad en dos etapas con el objetivo de una precisión de indexación superior al 99 %.
Formatos de archivo de larga duración
Con estándares como PDF/A y TIFF, sus documentos seguirán siendo accesibles en el futuro.
Integración con los sistemas existentes
Conectamos sin fricciones el archivo digital con la infraestructura de software existente en su organización.
Vista general
Un archivo digital es la columna vertebral de la memoria institucional.
Un archivo digital no es simplemente una copia escaneada de un documento en papel. Un sistema de archivo digital bien construido es una estructura integrada que permite encontrar un documento en segundos, restringir su consulta a las personas autorizadas, hacer copias de seguridad periódicas y gestionarlo con trazabilidad durante todo su ciclo de vida.
En los proyectos de archivo digital que llevamos a cabo desde 1999, gestionamos todo el proceso con un único equipo: desde la preparación de documentos y la infraestructura de escaneo hasta la búsqueda de texto completo con OCR, el esquema de metadatos, la autorización de acceso basada en roles y los formatos de archivo de larga duración. Como resultado, su organización obtiene un archivo digital consultable, seguro y sostenible en lugar de carpetas dispersas.
Casos de uso
¿Dónde marca la mayor diferencia el archivo digital?
Archivo de contratos y documentos legales
Los contratos, compromisos y la correspondencia jurídica pasan a ser consultables en texto completo con OCR; el seguimiento de plazos y la autorización de acceso reducen el riesgo.
Expedientes de RR. HH.
Los expedientes de personal pasan a un entorno digital con acceso seguro basado en roles; el departamento correspondiente llega al documento adecuado en segundos.
Archivos técnicos y de proyectos
Los planos técnicos, las especificaciones y los documentos de proyecto se enriquecen con metadatos, de modo que pueden encontrarse rápidamente incluso años después.
Correspondencia y documentación corporativa
La correspondencia de entrada y salida se integra en el archivo digital, garantizando la continuidad de la memoria institucional.
Alcance del proyecto
¿Qué entregamos?
Un alcance auditable y sostenible, dimensionado según sus necesidades.
- 01Preparación de documentos y escaneo cuidadoso
- 02Búsqueda de texto completo con OCR
- 03Esquema de metadatos específico de la organización
- 04Control de calidad en dos etapas
- 05Acceso basado en roles
- 06Integración con los sistemas existentes
- 07Copia de seguridad automatizada y plan de recuperación ante desastres
- 08Formatos de archivo de larga duración para el archivo digital (PDF/A, TIFF)
Modelo de entrega
Un proceso paso a paso
Cada paso queda documentado; el alcance y los criterios de calidad se acuerdan al inicio del proyecto.
- 01
Análisis del inventario
Se definen los tipos de documentos, las prioridades, la resolución y los estándares de salida.
- 02
Preparación y escaneo
Los documentos se limpian, se ordenan y se escanean con equipos adecuados a su tipo, preparándolos para el archivo digital.
- 03
OCR e indexación
El contenido se hace consultable y se enriquece con campos definidos.
- 04
Control de calidad y transferencia
Se verifica la exactitud de la imagen y de los datos antes de la transferencia segura al sistema de archivo digital de destino.
- 05
Acceso y sostenibilidad
El acceso basado en roles, las copias de seguridad y las auditorías periódicas mantienen el archivo digital activo y fiable.
¿Para quién es?
Dimensionado según su estructura organizativa.
- Operaciones documentales de gran volumen
- Departamentos de recursos humanos
- Equipos jurídicos y de contratos
- Archivos técnicos
- Bibliotecas y museos
- Centros de investigación
- Instituciones públicas
- Bancos e instituciones financieras
Preguntas frecuentes
Preguntas que se hacen sobre el archivo digital
¿Qué es un archivo digital?
Un archivo digital es un sistema en el que los documentos físicos se trasladan a un entorno electrónico mediante escaneo, OCR e indexación, y se almacenan de forma segura a largo plazo junto con control de acceso, copias de seguridad e infraestructura de búsqueda.
¿Cuánto tarda construir un archivo digital?
El plazo depende del volumen de documentos, del tipo de material y del nivel de detalle de metadatos requerido. Tras el análisis de descubrimiento e inventario, le proporcionamos un cronograma adaptado a su proyecto.
¿En qué formatos se almacena un archivo digital?
Para el acceso a largo plazo se suelen utilizar formatos conformes con estándares de archivo como PDF/A y TIFF; también se admiten otros formatos de salida según sus necesidades.
¿Se pueden buscar los documentos escaneados?
Sí. Con la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres), los documentos pasan a ser consultables en texto completo y también pueden filtrarse mediante campos de metadatos definidos.
¿Cómo se garantiza la seguridad de los datos del archivo digital?
Los permisos de acceso basados en roles, los registros de actividad y las copias de seguridad periódicas protegen la información de su archivo digital frente a accesos no autorizados.
¿Es posible la integración con nuestros sistemas de software existentes?
Sí, podemos integrar el sistema de archivo digital con el software de gestión documental, ERP o corporativo existente en su organización.
El primer paso es el diagnóstico