Enti pubblici e comuni
Organizza la corrispondenza ufficiale e i fascicoli degli archivi di reparto e istituzionali secondo un piano di classificazione standard e segue i processi di scarto in linea con la normativa archivistica.
Sistema di gestione dell’archivio documentale
Arşivist DAYS
Un sistema web di gestione dell’archivio che registra la memoria della vostra organizzazione
Informazioni sul prodotto
Rendete il vostro archivio cartaceo accessibile come qualsiasi contenuto digitale.
Arşivist DAYS è un sistema di gestione web che registra la memoria della vostra organizzazione e gestisce i documenti cartacei dei vostri archivi secondo i vostri principi di archiviazione.
Con Arşivist DAYS il vostro inventario cartaceo viene preservato e i documenti stampati degli archivi di reparto e istituzionali diventano accessibili in modo efficiente, semplice e rapido in ambiente digitale.
Panoramica
Perché serve un sistema di gestione dell’archivio documentale?
Senza un adeguato sistema di gestione dell’archivio documentale, i documenti cartacei che si accumulano negli archivi di reparto e centrali di un’organizzazione diventano nel tempo difficili da trovare, vengono ricreati inutilmente o vanno persi del tutto. Un sistema di gestione dell’archivio documentale organizza questi documenti con un piano di classificazione standard e un’infrastruttura di registrazione digitale, preservando la memoria istituzionale.
A differenza di un tradizionale registro cartaceo, Arşivist DAYS tiene traccia in un unico sistema dei dati identificativi di un documento, della sua collocazione, dello stato di prestito e restituzione e della data di scarto. Così un ente pubblico può ritrovare in pochi minuti un fascicolo archiviato anni prima, o un’università la cartella di uno studente.
Casi d’uso
A chi è adatto Arşivist DAYS?
Università e istituti di istruzione
Gestisce in digitale le cartelle degli studenti, i documenti accademici e la corrispondenza amministrativa con un accesso sicuro basato sui ruoli.
Banche e istituti finanziari
Organizza un intenso traffico di documenti cartacei con un sistema standard di gestione dell’archivio documentale, offrendo un’infrastruttura di registrazione pronta per gli audit.
Direzioni di biblioteche e archivi
Rende tracciabili da un unico sistema i processi di prestito e restituzione e la collocazione fisica dei documenti.
Che cosa ottenete
Con Arşivist DAYS
- 01Accesso facile ai vostri documenti: usateli, copiateli e pubblicateli come desiderate.
- 02Più utenti possono ottenere informazioni contemporaneamente, esaminare e utilizzare le registrazioni per i propri scopi.
- 03Evita l’usura dei vostri documenti.
- 04Aumenta l’efficienza del personale e riduce i costi.
- 05Riduce i problemi di prestito e restituzione.
- 06Evita perdite di tempo e di spazio.
Specifiche tecniche
Infrastruttura e integrazione
- Integrazione con Active Directory
- 100% web
- Completamente parametrico
- Notizie e annunci
- Compatibile con i dispositivi mobili
- Schermate HTML5 responsive
- Supporto per SQL Server e Oracle
- Modulo di gestione dei prestiti
- Modulo di scarto
- Struttura flessibile delle autorizzazioni
- Schermate dedicate agli archivi di reparto e istituzionali
- Gestione del piano di classificazione standard
- Assegnazione di compiti
Domande frequenti
Domande frequenti su Arşivist DAYS
Che cos’è un sistema di gestione dell’archivio documentale?
Un sistema di gestione dell’archivio documentale (DAYS) è un sistema web che registra e colloca i documenti cartacei degli archivi di reparto e centrali di un’organizzazione secondo un piano di classificazione standard e li gestisce in linea con i principi di archiviazione.
Per quali organizzazioni è adatto Arşivist DAYS?
Una soluzione scalabile per enti pubblici, comuni, università, banche e qualsiasi organizzazione con un vasto archivio di documenti cartacei.
Come viene seguito il processo di prestito e restituzione?
Il sistema registra quale documento è stato preso in prestito, da chi, quando e la data di restituzione, riducendo i problemi legati a prestiti e restituzioni.
Come viene gestito lo scarto dei documenti?
Il piano di classificazione standard e i tempi di conservazione sono definiti nel sistema e i documenti da scartare vengono segnalati alla scadenza.
È possibile l’integrazione con i nostri sistemi esistenti?
Sì, grazie all’integrazione con Active Directory e alla sua struttura flessibile, DAYS può essere integrato con l’autenticazione e l’infrastruttura software già in uso nella vostra organizzazione.
Scoprite il software da vicino