Oltre 25 anni di esperienza in archivi digitali
Gestiamo l’intero processo, dall’infrastruttura di scansione all’autorizzazione degli accessi.
Dai documenti ai dati sicuri
Archivio digitale
Offriamo un servizio di archivio digitale che trasforma i vostri documenti in conoscenza accessibile in pochi secondi, grazie alla scansione ad alta risoluzione, all’OCR e a un’indicizzazione accurata.
Parliamo del vostro progetto
Perché è necessario?
Avete i vostri documenti a portata di mano in pochi secondi.
File scansionati ma non indicizzati creano soltanto un nuovo cumulo di documenti nell’ambiente digitale.
Un archivio digitale non è soltanto l’immagine scansionata di un documento cartaceo; è un sistema integrato che permette di ritrovare un documento in pochi secondi, di gestirlo in sicurezza e di conservarlo nel tempo.
Oltre 25 annidi esperienza in archivi digitali
200+organizzazioni, progetti completati
%99+precisione OCR/indicizzazione obiettivo
7/24accesso sicuro e autorizzato
Perché Arşivist?
Dove facciamo la differenza nell’archiviazione digitale.
OCR ad alta precisione
Applichiamo un controllo qualità in due fasi con l’obiettivo di una precisione di indicizzazione superiore al 99%.
Formati d’archiviazione a lunga durata
Con standard come PDF/A e TIFF, i vostri documenti restano accessibili anche in futuro.
Integrazione con i sistemi esistenti
Colleghiamo senza difficoltà l’archivio digitale all’infrastruttura software già presente nella vostra organizzazione.
Panoramica
Un archivio digitale è la colonna vertebrale della memoria istituzionale.
Un archivio digitale non è semplicemente una copia scansionata di un documento cartaceo. Un sistema di archivio digitale ben costruito è una struttura integrata che permette di ritrovare un documento in pochi secondi, di mostrarlo solo alle persone autorizzate, di salvarlo regolarmente in backup e di gestirlo in modo tracciabile lungo l’intero ciclo di vita.
Nei progetti di archivio digitale che portiamo avanti dal 1999 gestiamo l’intero processo con un unico team, dalla preparazione dei documenti e dall’infrastruttura di scansione alla ricerca a testo pieno con OCR, allo schema di metadati, all’autorizzazione degli accessi per ruolo e ai formati di file a lunga durata. Il risultato è che la vostra organizzazione dispone di un archivio digitale ricercabile, sicuro e sostenibile al posto di cartelle sparse.
Casi d’uso
Dove l’archivio digitale fa la differenza più grande?
Archivio di contratti e documenti legali
Contratti, impegni e corrispondenza legale diventano ricercabili a testo pieno grazie all’OCR; il monitoraggio delle scadenze e l’autorizzazione degli accessi riducono i rischi.
Fascicoli del personale
I fascicoli del personale passano in ambiente digitale con un accesso sicuro basato sui ruoli; il reparto interessato raggiunge il documento giusto in pochi secondi.
Archivi tecnici e di progetto
Disegni tecnici, capitolati e documenti di progetto vengono arricchiti con metadati, così da poter essere ritrovati rapidamente anche dopo anni.
Corrispondenza e pratiche aziendali
La corrispondenza in entrata e in uscita viene integrata nell’archivio digitale, garantendo la continuità della memoria istituzionale.
Ambito del progetto
Che cosa consegniamo?
Un ambito verificabile e sostenibile, dimensionato sulle vostre esigenze.
- 01Preparazione dei documenti e scansione accurata
- 02Ricerca a testo pieno con OCR
- 03Schema di metadati specifico per l’organizzazione
- 04Controllo qualità in due fasi
- 05Accesso basato sui ruoli
- 06Integrazione con i sistemi esistenti
- 07Backup automatizzato e piano di disaster recovery
- 08Formati di file a lunga durata per l’archiviazione digitale (PDF/A, TIFF)
Modello di consegna
Un processo passo dopo passo
Ogni fase è documentata; ambito e criteri di qualità vengono concordati all’avvio del progetto.
- 01
Analisi dell’inventario
Vengono definiti i tipi di documento, le priorità, la risoluzione e gli standard di output.
- 02
Preparazione e scansione
I documenti vengono puliti, organizzati e scansionati con apparecchiature adatte al tipo, preparandoli per l’archivio digitale.
- 03
OCR e indicizzazione
Il contenuto diventa ricercabile e viene arricchito con campi definiti.
- 04
Controllo qualità e trasferimento
La precisione di immagini e dati viene verificata prima del trasferimento sicuro al sistema di archivio digitale di destinazione.
- 05
Accesso e sostenibilità
Accesso per ruolo, backup e audit periodici mantengono l’archivio digitale attivo e affidabile.
A chi è rivolto?
Dimensionato sulla struttura della vostra organizzazione.
- Operazioni documentali ad alto volume
- Reparti risorse umane
- Team legali e contrattuali
- Archivi tecnici
- Biblioteche e musei
- Centri di ricerca
- Enti pubblici
- Banche e istituti finanziari
Domande frequenti
Domande frequenti sull’archivio digitale
Che cos’è un archivio digitale?
Un archivio digitale è un sistema in cui i documenti fisici vengono trasferiti in ambiente elettronico tramite scansione, OCR e indicizzazione e conservati in sicurezza a lungo termine, insieme a controllo degli accessi, backup e infrastruttura di ricerca.
Quanto tempo serve per costruire un archivio digitale?
I tempi dipendono dal volume dei documenti, dal tipo di materiale e dal livello di dettaglio dei metadati richiesto. Dopo la fase di analisi preliminare e di inventario, forniamo un cronoprogramma su misura.
In quali formati viene conservato un archivio digitale?
Per l’accesso a lungo termine si utilizzano in genere formati conformi agli standard d’archiviazione, come PDF/A e TIFF; a seconda delle esigenze sono supportati anche altri formati di output.
I documenti scansionati sono ricercabili?
Sì. Grazie alla tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) i documenti diventano ricercabili a testo pieno e possono essere filtrati anche tramite campi di metadati definiti.
Come viene garantita la sicurezza dei dati dell’archivio digitale?
Permessi di accesso per ruolo, registri delle attività e backup regolari proteggono le informazioni del vostro archivio digitale da accessi non autorizzati.
È possibile l’integrazione con i nostri sistemi software esistenti?
Sì, possiamo integrare il sistema di archivio digitale con la gestione documentale, l’ERP o i software aziendali già in uso nella vostra organizzazione.
Il primo passo è la conoscenza reciproca