Plus de 25 ans d’expérience en archives numériques
Nous gérons l’ensemble du processus, de l’infrastructure de numérisation à l’autorisation d’accès.
Des documents aux données sécurisées
Archive numérique
Nous proposons un service d’archivage numérique qui transforme vos documents en connaissances accessibles en quelques secondes, grâce à la numérisation haute résolution, à la reconnaissance de texte (OCR) et à une indexation précise.
Parlons de votre projet
Pourquoi est-ce nécessaire ?
Ayez vos documents à portée de main en quelques secondes.
Des fichiers numérisés mais non indexés ne font que créer une nouvelle pile de documents dans l’environnement numérique.
Une archive numérique n’est pas seulement l’image numérisée d’un document papier ; c’est un système intégré qui permet de retrouver un document en quelques secondes, de le gérer en toute sécurité et de le conserver durablement.
25+ ansd’expérience en archives numériques
200+organisations, projets réalisés
%99+précision OCR/indexation visée
7/24accès sécurisé et autorisé
Pourquoi Arşivist ?
Là où nous faisons la différence en archivage numérique.
OCR de haute précision
Nous appliquons un double contrôle qualité visant plus de 99 % de précision d’indexation.
Formats d’archivage pérennes
Grâce à des standards comme PDF/A et TIFF, vos documents restent accessibles à l’avenir.
Intégration aux systèmes existants
Nous connectons l’archive numérique de façon transparente à l’infrastructure logicielle existante de votre organisation.
Vue d’ensemble
Une archive numérique est la colonne vertébrale de la mémoire d’une organisation.
Une archive numérique n’est pas simplement une copie numérisée d’un document papier. Un système d’archives numériques bien conçu est une structure intégrée qui permet de retrouver un document en quelques secondes, de ne le montrer qu’aux personnes autorisées, de le sauvegarder régulièrement et de le gérer de façon traçable tout au long de son cycle de vie.
Dans les projets d’archives numériques que nous menons depuis 1999, nous gérons tout le processus avec une seule équipe, de la préparation des documents et de l’infrastructure de numérisation à la recherche plein texte par OCR, au schéma de métadonnées, à l’autorisation d’accès par rôle et aux formats de fichiers pérennes. Votre organisation obtient ainsi des archives numériques consultables, sûres et durables plutôt que des dossiers dispersés.
Cas d’usage
Où l’archive numérique fait-elle la plus grande différence ?
Archives de contrats et de documents juridiques
Contrats, engagements et correspondance juridique deviennent interrogeables en plein texte grâce à l’OCR ; le suivi des échéances et l’autorisation d’accès réduisent les risques.
Dossiers RH
Les dossiers du personnel passent dans un environnement numérique avec un accès sécurisé fondé sur les rôles ; le service concerné accède au bon document en quelques secondes.
Archives techniques et de projets
Plans techniques, cahiers des charges et documents de projet sont enrichis de métadonnées, ce qui permet de les retrouver rapidement même des années plus tard.
Correspondance et documents administratifs de l’entreprise
Le courrier entrant et sortant est intégré à l’archive numérique, ce qui garantit la continuité de la mémoire de l’organisation.
Périmètre du projet
Que livrons-nous ?
Un périmètre auditable et durable, adapté à vos besoins.
- 01Préparation des documents et numérisation soignée
- 02Recherche plein texte par OCR
- 03Schéma de métadonnées propre à l’organisation
- 04Double contrôle qualité
- 05Accès fondé sur les rôles
- 06Intégration aux systèmes existants
- 07Sauvegarde automatisée et plan de reprise après sinistre
- 08Formats de fichiers pérennes pour l’archivage numérique (PDF/A, TIFF)
Modèle de livraison
Un processus pas à pas
Chaque étape est documentée ; le périmètre et les critères de qualité sont convenus dès le début du projet.
- 01
Analyse de l’inventaire
Les types de documents, les priorités, la résolution et les standards de sortie sont définis.
- 02
Préparation et numérisation
Les documents sont nettoyés, organisés et numérisés avec un matériel adapté à leur nature, pour préparer l’archive numérique.
- 03
OCR et indexation
Le contenu devient interrogeable et est enrichi de champs définis.
- 04
Contrôle qualité et transfert
La précision des images et des données est vérifiée avant le transfert sécurisé vers le système d’archives numériques cible.
- 05
Accès et pérennité
L’accès par rôle, les sauvegardes et les audits périodiques maintiennent l’archive numérique active et fiable.
À qui s’adresse-t-il ?
Adapté à la structure de votre organisation.
- Opérations documentaires à gros volume
- Directions des ressources humaines
- Équipes juridiques et contractuelles
- Archives techniques
- Bibliothèques et musées
- Centres de recherche
- Institutions publiques
- Banques et établissements financiers
Questions fréquentes
Questions fréquentes sur l’archive numérique
Qu’est-ce qu’une archive numérique ?
Une archive numérique est un système dans lequel les documents physiques sont transférés vers un environnement électronique par numérisation, OCR et indexation, puis conservés en toute sécurité sur le long terme, avec contrôle d’accès, sauvegarde et infrastructure de recherche.
Combien de temps faut-il pour constituer une archive numérique ?
Le délai dépend du volume de documents, du type de supports et du niveau de détail des métadonnées requis. Après la phase de découverte et l’analyse de l’inventaire, nous vous proposons un calendrier de projet adapté.
Dans quels formats une archive numérique est-elle conservée ?
Pour un accès à long terme, on utilise généralement des formats conformes aux standards d’archivage, comme PDF/A et TIFF ; d’autres formats de sortie sont également pris en charge selon vos besoins.
Les documents numérisés peuvent-ils être consultés par recherche ?
Oui. Grâce à la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères), les documents deviennent interrogeables en plein texte et peuvent aussi être filtrés à l’aide de champs de métadonnées définis.
Comment la sécurité des données de l’archive numérique est-elle assurée ?
Les autorisations d’accès par rôle, les journaux d’activité et les sauvegardes régulières protègent les informations de votre archive numérique contre tout accès non autorisé.
Une intégration avec nos systèmes logiciels existants est-elle possible ?
Oui, nous pouvons intégrer le système d’archives numériques à la gestion documentaire, à l’ERP ou aux logiciels métier existants de votre organisation.
Le premier pas, c’est la découverte