Un système de gestion d’archives web qui enregistre la mémoire de votre organisation
Arşivist DAYS est un système de gestion web qui enregistre la mémoire de votre organisation et gère les documents papier de vos archives selon vos principes d’archivage.
Avec Arşivist DAYS, votre inventaire papier est préservé et les documents imprimés des archives des services et de l’institution deviennent accessibles de façon efficace, simple et rapide dans un environnement numérique.
Sans système de gestion d’archives documentaires adapté, les documents papier qui s’accumulent dans les archives des services et les archives centrales d’une organisation deviennent, avec le temps, difficiles à retrouver, sont reproduits inutilement ou finissent par disparaître. Un système de gestion d’archives documentaires organise ces documents grâce à un plan de classement standard et à une infrastructure d’enregistrement numérique, préservant ainsi la mémoire de l’organisation.
À la différence d’un registre papier traditionnel, Arşivist DAYS suit dans un seul système les informations d’identification d’un document, son emplacement, son état de prêt et de retour et sa date d’élimination. Une administration peut ainsi retrouver en quelques minutes un dossier archivé depuis des années, ou une université le dossier d’un étudiant.
Organise la correspondance officielle et les dossiers des archives des services et de l’institution selon un plan de classement standard, et suit les processus d’élimination conformément à la réglementation sur les archives.
Gère numériquement les dossiers d’étudiants, les documents académiques et la correspondance administrative grâce à un accès sécurisé fondé sur les rôles.
Organise un trafic de documents papier très dense avec un système de gestion d’archives documentaires standard, en offrant une infrastructure d’enregistrement prête pour l’audit.
Permet de suivre depuis un seul système les processus de prêt et de retour ainsi que l’emplacement physique des documents.
Un système de gestion d’archives documentaires (DAYS) est un système web qui enregistre et localise les documents papier des archives des services et des archives centrales d’une organisation selon un plan de classement standard, et les gère conformément aux principes d’archivage.
Une solution évolutive pour les institutions publiques, les municipalités, les universités, les banques et toute organisation disposant de nombreuses archives papier.
Le système enregistre quel document a été emprunté, par qui, quand, ainsi que sa date de retour, ce qui réduit les problèmes de prêt et de retour.
Le plan de classement standard et les durées de conservation sont définis dans le système, et les documents dont l’élimination est due sont signalés à l’échéance.
Oui, grâce à son intégration à Active Directory et à sa structure flexible, DAYS peut s’intégrer à l’authentification et à l’infrastructure logicielle existantes de votre organisation.